V první fázi svého průzkumu byste se měli zamyslet nad vaší současnou situací, tedy jaká atmosféra panuje ve firmě. Pokud není příliš dobrá a nikdy jste se nezajímali o názory svých zaměstnanců, je potřeba jít na tento typ rozhovorů zlehka – zaměstnanci by mohli pojmout podezření, že se na ně něco chystá. Pokud je atmosféra otevřená, pouze zpracujte metodiku, s jakou k rozhovorům budete přistupovat. Aby byla analýza úspěšná a dozvěděli jste se o vaší společnosti co nejvíce, je k tomu potřeba několik kroků.
V první řadě byste měli informovat všechny zaměstnance o tom, že takovýto průzkum bude probíhat a za jakým účelem. Naši klienti nejčastěji jako důvod uvádějí chuť stát se lepším zaměstnavatelem, jak pro současné, tak i pro budoucí zaměstnance. Je dobré také zvážit pomoc externího dodavatele. Nejsem příznivcem personálních auditů formou dotazníků z toho důvodu, že téměř v každé firmě, kde již takový průzkum proběhl, se minimálně jednou stalo, že data zaměstnanců unikla k vedení dříve, než to bylo plánované. Ideální formou, i když časově náročnější, je osobní rozhovor se zaměstnanci, který probíhá anonymně, za zavřenými dveřmi a mezi čtyřma očima. Externí spolupracovník by měl před začátkem rozhovoru ujistit každého zaměstnance o maximální diskrétnosti a zpracovávat jednotlivé výpovědi v jeden celek.