Jedna z definic managementu znalostí zní, že jde o proces shromažďování, organizování, třídění a šíření důležitých vědecko-technických informací napříč organizací, a to tak, aby je mohl účelným způsobem využít ten, kdo je potřebuje. Těmito informacemi se rozumí procesy, technologie, reference, standardy, ověřené postupy a metody. Jiná definice říká, že je to proces pro vytěžení odborných znalostí z vědomí zaměstnanců organizace, aby mohly být v podniku snadněji a efektivněji sdíleny a využívány. Odborné znalosti získané při vývojových procesech jsou určitým významným intelektuálním kapitálem podniku, skrytým jměním, ze kterého podnik může těžit a profitovat. Pokud podnik opustí ty lidské zdroje, které drží důležité technické poznatky, znalosti odcházejí s nimi. Osvojení znalostí vyžaduje čas a zkušenost. Lidé mají stále méně času znalosti získat, a navíc je to velmi nákladné. Management znalostí si klade za cíl implementovat do systémové podoby co největší množství odborných znalostí tak, aby byly co nejméně závislými na nepříznivých vlivech a procesech probíhajících v lidských zdrojích. Negativně působí zejména fluktuace, ztráta paměti v čase, komunikační šum, informační blokáda apod.