Odborně-vzdělávací a zpravodajský portál z oblasti strojírenství a navazujících oborů
Články >> Manažer je jen člověk - část 4 - Plánování, které opravdu funguje
Chcete dostávat MM Průmyslové spektrum ZDARMA až do Vaší schránky? Více informací zde.
Nomenklatura: Management a řízení

Manažer je jen člověk - část 4 - Plánování, které opravdu funguje

Vzpomeňte si na své pracovní dny. Kdy naposledy jste v rámci svého dne dělali něco bez plánu? Kdy naposledy jste se prostě ráno vzbudili a řekli si „uvidíme, co vše se dnes bude dít“? Že už je to opravdu dlouho?

Jistě, žijete totiž v době, která na vás klade stále vyšší nároky a s tím se nedílně pojí zvýšené nároky na vaši schopnost plánovat. Den má a vždy bude mít pouze 24 hodin. S tím nic neuděláte. Proto jediná věc, kterou můžete ovlivnit, je kvalita vašeho plánování, jak oněch 24 hodin využít. A to není vždy nejjednodušší. Naopak, plánování je stále náročnější a má svá specifika a úskalí.

Také se vám ne vždy podaří plán dodržet? Většinou má jeho nedodržení konkrétní důvod a takových nebývá mnoho. Pojďme se nyní společně podívat na to, které důvody to jsou. Sami v nich jistě najdete návod, co příště udělat jinak, aby se vám podařilo plán dodržet.

Úskalí č. 1: Příliš věříte svému budoucímu já.

Přesto, že to zní nadneseně, právě tohle bývá nejčastější chyba v plánování. Zamyslete se ale nad tím, co se doopravdy děje. Představte si, že máte na zahradě (máme tu jaro, a tak je toto téma více než aktuální) zrýt 20 záhonků. Uděláte si plán a řeknete, že v následujících 10 dnech tuto práci uděláte. Dva záhonky denně, to je snadné. Jenže… první den přijedete pozdě z práce, druhý den váš syn potřebuje pomoci s úkolem, třetí den vás bolí hlava, o víkendu je pak krásně, a to by byla škoda nejet na výlet… Znáte to. Najednou je ze dvou záhonků denně 10 záhonků na víkend. A tím se práce, která se zdála proveditelná, stane v podstatě nezvladatelnou. A s jak velkým nadšením se pustíte do téměř nezvladatelného úkolu? Nejspíše ho ještě začnete odkládat. Ve své podstatě jste neudělali nic špatně. Nechali jste se jen zmást optikou času, ve které se úkol zdál být vlastně drobným, ale v konečném důsledku nebyl.

A jak na to? Už při samotném plánování se zeptejte sami sebe, co vše by se mohlo stát a co by vám mohlo zabránit při plnění úkolu. Plánujte s předstihem, v blocích a co nejupřímněji. Vyšší míra kritičnosti vám později ušetří spoustu práce a nervů.

Úskalí č. 2: Věříte, že můžete plně ovlivnit svůj naplánovaný čas.

Ačkoli bychom byli rádi, kdyby tomu tak bylo, není tomu tak. Naopak, velkou část vašeho času ovlivňují vnější faktory. Ať již je to kolega, který přijde s dotazem, nápadem, myšlenkou, nebo je to pár e-mailů, které musíte vyřešit. I když máte dobře naplánovaný čas v kalendáři, pokud jste si nenechali dostatek prostoru pro neočekávané události, budete rychle muset řešit problém. A jaký by měl být poměr času plánovaného na konkrétní úkoly a ponechaného pro nečekané? Tvrdí se, že optimální je poměr 60 ku 40. Pokud jste zkušení v plánování a současně ve své práci a dokážete dělat dobré odhady, můžete si dovolit tento poměr změnit například na 80 ku 20. Méně než 20 % času na neplánované úkoly výrazně zvýší míru rizika, že něco selže.


Využití vašeho času a s tím spojené potřebné plánování ovlivňuje také vaše schopnost soustředit se na daný úkol, a tedy zkrátit rychlost jeho provedení.

Úskalí č. 3: Nosíte příliš mnoho věcí v hlavě.

Využití vašeho času a s tím spojené potřebné plánování ovlivňuje také vaše schopnost soustředit se na daný úkol, a tedy zkrátit rychlost jeho provedení. Pokud máte příliš mnoho věcí v hlavě, nejspíše se schopnost vašeho soustředění bude snižovat a jednotlivé úkoly vám budou trvat déle. Budou vám zkrátka utíkat myšlenky. Pokud se tak děje, vezměte si kus papíru nebo soubor na ploše PC a udělejte si z něj takové parkoviště myšlenek. Tam „zaparkujte“ své myšlenky, pokud se objeví, nijak je nerozvíjejte a vraťte se k rozdělané práci. Díky tomu neztratíte koncentraci a jednotlivé úkoly dokončíte o mnoho rychleji.

Úskalí č. 4: Vše je priorita.

Velmi často se u lidí setkávám s tím, že mi říkají, že vše je důležité, vše musí udělat a vše je priorita. Ono to tak v daný okamžiku může vypadat. S odstupem času však zjistíte, že tomu tak není. Dobrým kontrolním mechanizmem je otázka, jaký bude mít za měsíc či rok vliv skutečnost, že daný úkol nyní neuděláte. Pokud tento dopad není velký nebo je v podstatě neexistující, nemluvíte o prioritě a můžete daný úkol naplánovat na pozdější dobu.

Úskalí č. 5: Nemáte čas na přemýšlení a plánování.

I v případě, že máte velmi plný kalendář, je hodina na procházce, při které můžete v klidu přemýšlet, tou nejcennější a nejefektivnější hodinou dne. Velmi často na to zapomínáme a necháme se strhnout všemi povinnostmi. To však vede k tomu, že mnohem hůře plánujeme, narůstá stres, který prožíváme, a daří se nám plány dodržovat stále méně.

Ve výčtu jednotlivých úskalí bychom mohli ještě nějakou chvíli pokračovat. Je jich více a každý máme ta svá konkrétní. Přesto uvedených pět bodů a jejich variace patří mezi ty nejčastěji se vyskytující. A jaké tedy pravidlo platí pro dobré plánování? Být upřímní sami k sobě a udělat si čas na zastavení. Pak jde vše mnohem snáze. A upřímně: Kdy jste se naposledy zastavili...?


Institute of Applied Psychology je česká firma s tradicí od roku 2008. Využívá psychologii aplikovanou do firemního prostředí k poznání stávajících i nových zaměstnanců a jejich rozvoji. Za tímto účelem vyvíjí vlastní psychodiagnostické metody, ať už pro online, či pro offline využití. Všechny získané dovednosti předává v rámci vzdělávání manažerům a HR pracovníkům.

Institute of Applied Psychology

Mgr. et Mgr. Michaela Píšková (Slavíková), MBA,

daniela.kolomaznikova@vzdelavanizazitkem.cz

Další články

Management a řízení

Komentáře

Nebyly nalezeny žádné příspěvky

Sledujte nás na sociálních sítích: