Jak automatizovat firmu a ušetřit čas i peníze

Jaké problémy trápí firmy, které přicházejí s poptávkou za poskytovateli softwaru? „Když to zjednoduším, jde o tři okruhy, které řešíme u většiny nových klientů,“ říká Petr Klapka, ředitel české firmy Vision software, která vyvíjí firemní informační systémy již více než 30 let. „V první řadě jde o nedostatečný přehled o průběhu a výnosnosti zakázek. S tím souvisí i nedostatek informací o výkonnosti jednotlivých zaměstnanců, stavu zásob ve skladech a podobně. Další je situace, kdy firma používá několik programů na různé firemní agendy nebo jen sdílené tabulky, což přináší nutnost duplicitního zadávání různých dat a s tím související zbytečnou chybovost a neefektivitu. Jako třetí problém bych uvedl neustálené procesy a postupy a s tím související nepořádek v dokumentech, schvalovacích postupech a kompetencích. To jsou tři oblasti, kde se ztrácí spousta času, energie, a pochopitelně i finančních prostředků,“ vysvětluje.

Tuto otázku lze položit i opačně – tedy ptát se, zda je firma na automatizaci vůbec někdy příliš malá. Je pravda, že nasazení ERP systému zřejmě nebude mít valný smysl v případě firem, které nerostou nebo které rostou jen velmi pomalu a neplánují větší rozvoj. Ve všech ostatních případech však platí, že je lepší začít dříve než později.

Menší firma nemívá ustálené procesy, takže může využívat těch, které má ERP systém v základním nastavení, a přizpůsobit si je podle svých potřeb. Firma pak roste se systémem a systém se rozvíjí podle potřeby tak, jak roste firma. Ušetří se náklady na modifikace systému a firma hned od začátku zavede fungující a dobře odzkoušené procesy.

Velkou výhodou je, že uživatelé se učí používat systém od samého začátku, takže při každodenním chodu firmy pak figuruje jako samozřejmost. Tento faktor se může zdát jako marginální, ale ve skutečnosti může znamenat prevenci problémů, které by mohly nastat v budoucnu na základě přirozené nedůvěry ke změnám a novinkám.

Vision ERP je modulární systém, který si zákazník přizpůsobí podle svých potřeb. S rostoucí firmou a měnícími se požadavky si může přidávat nové funkce a moduly. Pořízení systému sice není levná záležitost, nicméně v současné době je možné zvolit řešení, kdy firma platí měsíční poplatek za pronajaté licence namísto jednorázového poplatku (tzv. SaaS). Jedná se o pružnější variantu, která bude lépe vyhovovat cash flow menší firmy. Aktuálním trendem je pak cloudové řešení – firma se nemusí starat o vlastní servery a jejich správu, protože má systém bezpečně uložený a spravovaný specializovanou firmou.

Velkou roli při zavádění digitálních nástrojů hraje to, jaké plány má firma do budoucna. Se zaváděním nových technologií se nevyplatí čekat až na chvíli, kdy přijdou velké zakázky a všichni se ocitnou ve stresu. Implementace ERP systému je poměrně náročná ve smyslu času a kapacit, což není radno podceňovat. Je-li to tudíž jen trochu možné, vždy bývá lepší začít v „klidnějším období“.

Na plánech a cílech firmy přímo závisí také to, jaký software, kdy a jakým způsobem nasadit. Je nutné přemýšlet ve smyslu nikoli pouze řešení krátkodobých problémů, ale také uvažovat dopředu. „Řada firem jako první nasadí ekonomiku, sklady a CRM,“ uvádí zkušený obchodní manažer Ladislav Vaníček z Vision software. Pro jiné je zase prioritou výroba – konkrétně technická příprava výroby, řízení výroby atd. Pak přicházejí na řadu specializovanější funkce, jako je docházka a mzdy, projektové řízení, servis a údržba, objednávání stravy a další. Průběžně se pořizuje také hardware, například tiskárny pro štítky, čtečky a terminály. Často využívaným nástrojem bývají průmyslové tablety – ve skladech a výrobě, slouží jako přístup do systému v terénu, např. pro obchodníky a servisní pracovníky.

Na co si dát především pozor při analýze a stanovení cílů? „Stává se, že nový klient, když zjistí, co všechno Vision ERP umí a jak moc ho lze přizpůsobit, začne během analýzy přidávat další a další požadavky. To samozřejmě dost ovlivní cenu a termín dokončení, nehledě na to, že se v množství malých požadavků často začne ztrácet původní cíl,“ upozorňuje Ladislav Vaníček. „Mám-li dát dobrou radu, implementujte nejdříve systém v základu, případně jen s nejnutnějšími úpravami pro podporu vašich procesů. Až se uživatelé se systémem naučí dobře pracovat a pochopí jeho logiku, pak je na místě uvažovat o dalších úpravách a vylepšeních,“ doporučuje.

Vývoj jde stále kupředu, takže celá řada firem navíc využívá další specializovaný software. Důvodem je i mohutnost ERP systému – při množství funkcionalit, které zahrnuje, jednoduše není možné obsáhnout v základní verzi úplně vše. Důležité je však vnímat svůj ERP systém jako jakýsi „centrální mozek“, na který bude externí software napojen, např. přes API.

„Vyvíjíme Vision ERP jako otevřený systém, který bez problémů komunikuje s jinými softwary,“ říká Petr Klapka. „Princip je v tom, že ERP systém přijímá informace od specializovaných programů, propisuje je do potřebných agend a vyhodnocuje je,“ dodává. Otevřenost Vision ERP spočívá také v tom, že umožňuje svým zákazníkům, aby si systém sami spravovali a prováděli v něm změny, a to i včetně přidávání dalších funkcí. Interní správce systému, je-li k tomu dostatečně proškolen, dokáže ERP rozvíjet dle aktuálních potřeb, a to ať už nezávisle na jeho dodavateli, nebo ve spolupráci s ním.

Každopádně i zde platí, že systém je potřeba rozšiřovat postupně a promyšleně. Na počátku odborná firma zanalyzuje, jak se daná věc řeší ve stávajícím systému, a následně vyhodnotí, zda je výhodnější připojit externí specializovaný software, nebo dát přednost dalšímu modulu či individuální úpravě.

Implementace ERP systému je událost, která bezesporu zasáhne do chodu firmy. Je vhodné, aby měl jeden ze zaměstnanců v době nasazování systému na starosti především nebo výhradně tento projekt. Takový člověk by měl od počátku znát cíle a motivace, se kterými se firma do projektu pustila. Povede výběrové řízení, aby poznal důkladně všechny uchazeče a výhody různých řešení, a bude mít i do budoucna povědomí o tom, proč uspěl právě ten či onen kandidát a co se od něj očekává. „Je opravdu velký rozdíl v tom, jak úspěšná je implementace ve firmě pod dohledem zodpovědného odborníka, který je zaměřený na cíl a dobře spolupracuje, a naopak jinde, kde systém implementují ‚proto, že to mají všichni‘ a ve skutečnosti tomu nechtějí dát žádnou energii ani invenci,“ objasňuje Petr Klapka. Implementaci je proto dobré kolektivu od začátku vysvětlovat, motivovat ho, aby na ni byl připraven a aby znal všechny její fáze, včetně testovací, v níž dochází k ladění případných nedostatků.

Zásadní jsou také školení, která by se nejlépe měla konat pravidelně i po zavedení systému. Pokud si informace předávají pouze zaměstnanci mezi sebou, dochází k postupnému poklesu znalosti systému, čímž upadá i jeho přínos a výsledná spokojenost. Oproti tomu dobře proškolení uživatelé dokážou nejen rozpoznat výhody systému, ale často i sami navrhnou, kde jim může některá úprava přinést další úsporu práce a času.

Jak se firma mění a roste, přibývají nové zakázky a postupy se upravují. Je proto na místě čas od času zkontrolovat, zda stávající ERP systém dosud vyhovuje všem potřebám firmy. K tomu by mělo docházet průběžně, nicméně realita je mnohdy jiná. Může se stát, že se rozvoji a údržbě dlouhodobě nikdo nevěnuje a potřeba opětovného zefektivnění provozu se ohlásí až v momentě, kdy dojde k výraznějšímu posunu okolností (příkladem může být personální změna na pozici majitele či vedoucího výroby). V takovém případě je na místě provést audit či analýzu současného stavu a skutečných potřeb, na což naváže hledání nového systému či tzv. „reimplementace“ stávajícího. Je vhodné zmínit, že takové obnovení a úprava stávajícího systému mohou přinést vynikající výsledky, přičemž také zpravidla nejsou tak časově a finančně náročné jako nová implementace.

Bylo by ideální, kdyby mladá firma dokázala zavést veškeré výhody automatizace a digitalizace hned od začátku a přizpůsobit jim všechny postupy. V reálném světě tento úmysl nicméně často naráží na problémy lidských kapacit, a tak je rozumnější postupovat po menších krocích a podle plánu. Takový postup má několik výhod – první je možnost postupně se učit a přizpůsobovat, druhou jsou menší nároky na kapacity a cash flow při implementaci a třetí pak postupné zjišťování dalších příležitostí a řešení aktuálních problémů. Důležité je mít předem stanovené cíle, ke kterým se chceme přiblížit, a těchto cílů se následně držet. Automatizace a digitalizace jsou dnes prakticky podmínkou pro úspěšné fungování firmy, takže lze říct, že není času nazbyt.