Poptávkové online systémy se stávají stále více využívanými státními institucemi nebo ministerstvy. Vedle jednoduchosti a rychlosti systému je přivádí zejména snaha omezit provozní náklady na minimum. Svědčí o tom zvyšující se počet poptávek zadaných na poptávkových serverech, který v posledním období významně vzrostl - v letošním roce vyřizují operátoři téměř 11 500 poptávek měsíčně.
Poptávkové servery jsou pro státní instituce atraktivním řešením zvlášť v dnešní době, kdy ministerstva disponují omezeným rozpočtem, který se dokonce stále snižuje. Finální cena produktů či služeb může být při využití poptávkových systémů až o 30 % nižší, což už pro státní subjekty představuje velice významnou úsporu. Jedním ze zadavatelů poptávek je i ministerstvo vnitra. „Poptávka je rozeslána během dvou hodin a již během několika následujících si mohou poptávající vybírat ze zaslaných nabídek. Praktická je jednoduchost zadání poptávky a rychlost provedení dodatečné změny v poptávce. Vždy se snažíme vybrat tu, která nejlépe odpovídá našim finančním možnostem,“ uvádí Libor Dvořák z Ministerstva vnitra České republiky.
Mezi hlavní výhody patří technologie, na které jsou online poptávkové systémy založeny. Ke každé zadané poptávce jsou přiřazeny relevantní nabídky dodavatelů (v průměru je to 3 až 8 nabídek), které poptávaný vzájemně posoudí. Posléze si již na základě ceny či jiného hodnotícího kritéria vybere variantu, která nejlépe odpovídá jeho představám. Poptávanému tím odpadá zdlouhavé vyhledávání a oslovování jednotlivých dodavatelů, čímž šetří nejen finanční náklady, ale i čas. Ovšem žádané nejsou jenom služby, ale i produkty. Například ministerstvo vnitra prostřednictvím ePoptávky.cz vyhledává dodavatele reklamních předmětů.