Témata
Reklama

Péče o firemní dokumenty se vyplatí

Dokumenty by se daly bez nadsázky přirovnat k firemnímu zlatu. Ať už jde o originální receptury, unikátní technologické postupy, patenty, citlivé obchodní smlouvy, nebo třeba „jen“ interní směrnice. Nezřídka obsahují cenné firemní know-how, na kterém stojí podnikání celé společnosti, anebo „jen“ pomáhají tomu, aby firma bez problémů fungovala jako zdravý živý organismus. Avšak manažeři mnoha společností se bohužel mylně domnívají, že dokumenty a jejich smysluplná správa je jen méně podstatná administrativní záležitost. Nevěnují tedy dokumentům tolik pozornosti, kolik si skutečně zaslouží.

Nejtypičtějším způsobem práce s dokumenty je využívání sdíleného disku na centrálním serveru se zdánlivě perfektně organizovanou složkovou strukturou. Do ní ale zaměstnanci mívají oprávnění různě zasahovat, dokumenty pak do složek ukládá každý ručně, obtížně se udržují jmenné konvence i pravidla pro ukládání dokumentů do konkrétních složek. A pokud pracovník neví přesně, co hledá, anebo někdo dokument omylem přesunul či chybně pojmenoval, může mu tato činnost zabrat i desítky minut s nejistým výsledkem. Každodenní hledání dokumentů u střední firmy s padesáti zaměstnanci zabere ročně až neuvěřitelných 150 člověkodnů.

Mnohé firmy bohužel dnes stále neví, že existuje daleko výkonnější a propracovanější řešení pro centrální správu firemních dokumentů. 

Zdroj: Onlio

Elegantním řešením, které může mnoha podnikům pomoci, je DMS (Document Management System), tedy software od základů vytvořený přímo pro efektivní a dlouhodobou správu veškerých firemních dokumentů. Na trhu se jich nabízí celá řada, přičemž některé jsou svou funkčností vhodné pro malé firmy, jiné, jako například eDoCat DMS, jsou velmi komplexní a dokážou firmě dát jistotu, že pokryjí všechny budoucí potřeby firem s jejich rostoucími požadavky. Takové systémy přirozeně poskytují kromě mnoha jiných funkcí také univerzální a obecně použitelné nástroje, jakými jsou výkonné vyhledávání včetně fulltextového, verzování dokumentů, vzájemné propojování souvisejících dokumentů (například smlouvy a jejich dodatky), řízení oběhu pomocí workflow (například schvalování faktur, anebo prokazatelné seznámení se směrnicemi), v neposlední řadě garantují, že k dokumentu nebude mít přístup nikdo, kdo jej mít nemá.

Reklama
Reklama
Reklama

Investice do DMS tedy firmám může dát jistotu v tom, že budou mít všechny své dokumenty bezpečně centrálně řízené a zároveň se odpovědným lidem zjednoduší práce s nimi, což vede k úspoře času i peněz. Ona efektivita tkví zejména v tom, že na jednom místě díky široké paletě dostupných nástrojů lze za jednotky vteřin vyhledat jakýkoliv dokument mezi tisícovkami dalších, a to včetně všech souvisejících dokumentů a záznamů o tom, kdo a kdy s dokumentem pracoval, kdo vytvořil novou verzi, kdo ji schválil nebo se s dokumentem seznámil a podobně. DMS může být centrálním místem pravdy pro správu veškeré firemní dokumentace.

Pro firmy, které se rozhodly k digitalizaci, je DMS nezbytným základním stavebním kamenem. Digitalizace firmy neznamená skenování dokumentů a jejich posílání e-mailem. Jde především o přesun všech procesů souvisejících s dokumenty do digitální podoby. Ať už jde o připomínkování smluv, interních směrnic, obchodních nabídek, tak o jejich schválení, prokazatelné seznámení se s nimi nebo přezkoumání, které je tak potřebné u dokumentů, jež mají své datum exspirace.


Zpracováno redakcí dle tiskové zprávy společnosti Onlio.

Reklama
Související články
Efektivní správa dokumentů ušetří až 5 hodin týdně

Správu firemních dokumentů, interního zlata, je třeba vnímat jako jednu z nejdůležitějších entit, o kterou se má společnost bez ohledu na typ svého byznysu starat. Správně nastavený DMS (Data Management Systém) pomáhá udržet ve firemních dokumentech pořádek a zajistí jejich bezpečnost, maximálně zefektivňuje jejich sdílení, vyhledávání a workflow. Skutečná, ne pouze domnělá, digitalizace dokumentů a jejich správa může ušetřit firmě o 50 lidech přes milion korun za rok.

Auto jako digitální platforma

Každý druhý vůz na evropských silnicích by v polovině příštího desetiletí mohl být autonomní. Studie společnosti Ericsson se zabývá tím, co všechno by takový systém zahrnoval, včetně infrastruktury podél silnic založené na konceptu IoT a neustálé vzájemné komunikace nejen mezi auty samotnými, ale s celým dopravním ekosystémem.

Technologické trendy 2021 #7 Restart digitálního pracoviště

Transformace stávajících technologií a vznik nových je tak rozsáhlý a rychlý, že ten, kdo chce držet krok a sledovat veškeré změny, se stává v podstatě celoživotním lovcem nových objevů a poznání. Technologický pokrok jde ruku v ruce s růstem ekonomickým a v některých případech stojí za průlomovými změnami. Společnost Deloitte každoročně připravuje studii Deloitte Tech Trends. Nejinak tomu je i letos. Dnes se zabýváme sedmým trenden, který je věnovaný přerodu digitálního pracoviště. 

Související články
Technologické trendy 2021 #6 Zero Trust

Transformace stávajících technologií a vznik nových je tak rozsáhlý a rychlý, že ten, kdo chce držet krok a sledovat veškeré změny, se stává v podstatě celoživotním lovcem nových objevů a poznání. Technologický pokrok jde ruku v ruce s růstem ekonomickým a v některých případech stojí za průlomovými změnami. Společnost Deloitte každoročně připravuje studii Deloitte Tech Trends. Nejinak tomu i letos. V pořadí již šestý trend se zabývá tzv. Zero Trust, tedy nulové důvěře, a to k čemukoliv. 

Reklama
Reklama
Reklama
Reklama
Související články
Technologické trendy 2021 #5 Revoluce strojových dat

Transformace stávajících technologií a vznik nových je tak rozsáhlý a rychlý, že ten, kdo chce držet krok a sledovat veškeré změny, se stává v podstatě celoživotním lovcem nových objevů a poznání. Technologický pokrok jde ruku v ruce s růstem ekonomickým a v některých případech stojí za průlomovými změnami. Společnost Deloitte každoročně připravuje studii Deloitte Tech Trends. Nejinak tomu i letos. Pojďme se dnes zaměřit na pátý trend, který se týká problematiky správa strojových dat.

Technologické trendy 2021 #3 Transformace dodavatelských řetězců

Transformace stávajících technologií a vznik nových je tak rozsáhlý a rychlý, že ten, kdo chce držet krok a sledovat veškeré změny, se stává v podstatě celoživotním lovcem nových objevů a poznání. Technologický pokrok jde ruku v ruce s růstem ekonomickým a v některých případech stojí za průlomovými změnami. Společnost Deloitte každoročně připravuje studii Deloitte Tech Trends. Nejinak tomu i letos. Pojďme se dnes zaměřit na třetí trend, který práve nyní v době pandemie koronaviru hraje jednu z klíčovích rolí a to transformace dodavatelských řetězců.

Technologické trendy 2021 #2 Revitalizace core systémů

Transformace stávajících technologií a vznik nových je tak rozsáhlý a rychlý, že ten, kdo chce držet krok a sledovat veškeré změny, se stává v podstatě celoživotním lovcem nových objevů a poznání. Technologický pokrok jde ruku v ruce s růstem ekonomickým a v některých případech stojí za průlomovými změnami. Společnost Deloitte každoročně připravuje studii Deloitte Tech Trends. Nejinak tomu i letos. Pojďme tentokráte nahlédnout do druhého trendu a to Revitalizace core systémů.

Technologické trendy 2021 #1 Vliv technologií na obchodní strategie

Transformace stávajících technologií a vznik nových je tak rozsáhlý a rychlý, že ten, kdo chce držet krok a sledovat veškeré změny, se stává v podstatě celoživotním lovcem nových objevů a poznání. Technologický pokrok jde ruku v ruce s růstem ekonomickým a v některých případech stojí za průlomovými změnami. Společnost Deloitte každoročně připravuje studii Deloitte Tech Trends. Nejinak tomu i letos. Pojďme postupně nahlédnout na vybrané trendy 2021.

Reklama
Předplatné MM

Dostáváte vydání MM Průmyslového spektra občasně zdarma na základě vaší registrace? Nejste ještě členem naší velké strojařské rodiny? Změňte to a staňte se naším stálým čtenářem. 

Proč jsme nejlepší?

  • Autoři článků jsou špičkoví praktici a akademici 
  • Vysoký podíl redakčního obsahu
  • Úzká provázanost printového a on-line obsahu ve špičkové platformě

a mnoho dalších benefitů.

... již 25 let zkušeností s odbornou novinařinou

      Předplatit