Elegantním řešením, které může mnoha podnikům pomoci, je DMS (Document Management System), tedy software od základů vytvořený přímo pro efektivní a dlouhodobou správu veškerých firemních dokumentů. Na trhu se jich nabízí celá řada, přičemž některé jsou svou funkčností vhodné pro malé firmy, jiné, jako například eDoCat DMS, jsou velmi komplexní a dokážou firmě dát jistotu, že pokryjí všechny budoucí potřeby firem s jejich rostoucími požadavky. Takové systémy přirozeně poskytují kromě mnoha jiných funkcí také univerzální a obecně použitelné nástroje, jakými jsou výkonné vyhledávání včetně fulltextového, verzování dokumentů, vzájemné propojování souvisejících dokumentů (například smlouvy a jejich dodatky), řízení oběhu pomocí workflow (například schvalování faktur, anebo prokazatelné seznámení se směrnicemi), v neposlední řadě garantují, že k dokumentu nebude mít přístup nikdo, kdo jej mít nemá.