Témata
Reklama

Efektivní správa dokumentů ušetří až 5 hodin týdně

Správu firemních dokumentů, interního zlata, je třeba vnímat jako jednu z nejdůležitějších entit, o kterou se má společnost bez ohledu na typ svého byznysu starat. Správně nastavený DMS (Data Management Systém) pomáhá udržet ve firemních dokumentech pořádek a zajistí jejich bezpečnost, maximálně zefektivňuje jejich sdílení, vyhledávání a workflow. Skutečná, ne pouze domnělá, digitalizace dokumentů a jejich správa může ušetřit firmě o 50 lidech přes milion korun za rok.

Co je psáno, to je dáno. Toto zásadní pravidlo je dnes třeba trochu updatovat na: Co je zaznamenáno, dá se dohledat. Každá firma pracuje s dokumenty a bohužel až 30 % společností zaznamenává jejich ztrátu. Jak tomu předejít?

Správně nastavený DMS vám možní zautomatizovat interní oběh dokumentů, zefektivnit administrativu a zrychlit interní procesy. (Zdroj: Onlio)

Univerzální nástroj pro správu dokumentů roste s firmou

Stále ještě řada společností včetně úřadů uchovává dokumenty v písemné podobě, nebo je skenuje a ukládá do složek na server nebo cloudu. To považuje za digitalizaci a bezpečnou správu svého možná největšího interního jmění. Vyhledání takto uloženého dokumentu pro další práci s ním nemusí být snadné. Z nedávného průzkumu International Data Corporation zaměřeného na efektivitu práce vyplynulo, že zaměstnanec stráví průměrně pět hodin týdně hledáním dokumentů. Při plném pracovním úvazku se tedy jedná o 20 hodin měsíčně, které by při správném použití DMS mohl využít mnohem efektivněji. Navíc mívají jednotlivá oddělení jako HR, účtárna, IT, management a podobně svou agendu uloženu separátně a musejí pak dokumenty s kolegy buď sdílet na cloudovém úložišti, nebo si je posílají e-maily, či je tisknou a předávají si je v papírové podobě, a to může opět vést k chybám, ztrátám či opomenutím.

Reklama
Reklama
Reklama

Nástrojem, který dokáže tento mnohdy až neutěšený stav efektivně vyřešit, může být kvalitní a univerzální Dokument Management Systém (DMS), jenž dokáže navíc růst s požadavky firmy.

Efektivita a digitalizace procesů je klíčem k úspěchu

V každé firmě, bez ohledu na její core business, existuje šest základních procesů, kterými se zaměstnanci při práci s dokumenty zabývají. Nejprve musí dokument vytvořit.  K tomu je vhodné využívat předem definované šablony, což urychlí práci a zjednoduší následnou manipulaci s dokumentem díky klasifikaci.  Dále je třeba dokument připomínkovat a následně schválit, bez ohledu na to, jak a kdo na něm pracoval. Další fází je prokazatelné seznámení se s obsahem, ať už jde o interní směrnici, smlouvu, projektové podklady či akceptační protokol.

Dokumenty musí být nejen centrálně uloženy na jednom úložišti s jasně definovanými bezpečnými přístupy pracovníků. Musí být také správně klasifikované, tedy mít strukturované vlastnosti, metadata, která umožní rychlé vyhledávání dle přístupových oprávnění.


Zpracováno redakcí dle tiskové zprávy společnosti Onlio.

Související články
Péče o firemní dokumenty se vyplatí

Dokumenty by se daly bez nadsázky přirovnat k firemnímu zlatu. Ať už jde o originální receptury, unikátní technologické postupy, patenty, citlivé obchodní smlouvy, nebo třeba „jen“ interní směrnice. Nezřídka obsahují cenné firemní know-how, na kterém stojí podnikání celé společnosti, anebo „jen“ pomáhají tomu, aby firma bez problémů fungovala jako zdravý živý organismus. Avšak manažeři mnoha společností se bohužel mylně domnívají, že dokumenty a jejich smysluplná správa je jen méně podstatná administrativní záležitost. Nevěnují tedy dokumentům tolik pozornosti, kolik si skutečně zaslouží.

Auto jako digitální platforma

Každý druhý vůz na evropských silnicích by v polovině příštího desetiletí mohl být autonomní. Studie společnosti Ericsson se zabývá tím, co všechno by takový systém zahrnoval, včetně infrastruktury podél silnic založené na konceptu IoT a neustálé vzájemné komunikace nejen mezi auty samotnými, ale s celým dopravním ekosystémem.

Technologické trendy 2021 #7 Restart digitálního pracoviště

Transformace stávajících technologií a vznik nových je tak rozsáhlý a rychlý, že ten, kdo chce držet krok a sledovat veškeré změny, se stává v podstatě celoživotním lovcem nových objevů a poznání. Technologický pokrok jde ruku v ruce s růstem ekonomickým a v některých případech stojí za průlomovými změnami. Společnost Deloitte každoročně připravuje studii Deloitte Tech Trends. Nejinak tomu je i letos. Dnes se zabýváme sedmým trenden, který je věnovaný přerodu digitálního pracoviště. 

Související články
Technologické trendy 2021 #6 Zero Trust

Transformace stávajících technologií a vznik nových je tak rozsáhlý a rychlý, že ten, kdo chce držet krok a sledovat veškeré změny, se stává v podstatě celoživotním lovcem nových objevů a poznání. Technologický pokrok jde ruku v ruce s růstem ekonomickým a v některých případech stojí za průlomovými změnami. Společnost Deloitte každoročně připravuje studii Deloitte Tech Trends. Nejinak tomu i letos. V pořadí již šestý trend se zabývá tzv. Zero Trust, tedy nulové důvěře, a to k čemukoliv. 

Reklama
Reklama
Reklama
Reklama
Související články
Technologické trendy 2021 #5 Revoluce strojových dat

Transformace stávajících technologií a vznik nových je tak rozsáhlý a rychlý, že ten, kdo chce držet krok a sledovat veškeré změny, se stává v podstatě celoživotním lovcem nových objevů a poznání. Technologický pokrok jde ruku v ruce s růstem ekonomickým a v některých případech stojí za průlomovými změnami. Společnost Deloitte každoročně připravuje studii Deloitte Tech Trends. Nejinak tomu i letos. Pojďme se dnes zaměřit na pátý trend, který se týká problematiky správa strojových dat.

Technologické trendy 2021 #3 Transformace dodavatelských řetězců

Transformace stávajících technologií a vznik nových je tak rozsáhlý a rychlý, že ten, kdo chce držet krok a sledovat veškeré změny, se stává v podstatě celoživotním lovcem nových objevů a poznání. Technologický pokrok jde ruku v ruce s růstem ekonomickým a v některých případech stojí za průlomovými změnami. Společnost Deloitte každoročně připravuje studii Deloitte Tech Trends. Nejinak tomu i letos. Pojďme se dnes zaměřit na třetí trend, který práve nyní v době pandemie koronaviru hraje jednu z klíčovích rolí a to transformace dodavatelských řetězců.

Technologické trendy 2021 #2 Revitalizace core systémů

Transformace stávajících technologií a vznik nových je tak rozsáhlý a rychlý, že ten, kdo chce držet krok a sledovat veškeré změny, se stává v podstatě celoživotním lovcem nových objevů a poznání. Technologický pokrok jde ruku v ruce s růstem ekonomickým a v některých případech stojí za průlomovými změnami. Společnost Deloitte každoročně připravuje studii Deloitte Tech Trends. Nejinak tomu i letos. Pojďme tentokráte nahlédnout do druhého trendu a to Revitalizace core systémů.

Technologické trendy 2021 #1 Vliv technologií na obchodní strategie

Transformace stávajících technologií a vznik nových je tak rozsáhlý a rychlý, že ten, kdo chce držet krok a sledovat veškeré změny, se stává v podstatě celoživotním lovcem nových objevů a poznání. Technologický pokrok jde ruku v ruce s růstem ekonomickým a v některých případech stojí za průlomovými změnami. Společnost Deloitte každoročně připravuje studii Deloitte Tech Trends. Nejinak tomu i letos. Pojďme postupně nahlédnout na vybrané trendy 2021.

Reklama
Předplatné MM

Dostáváte vydání MM Průmyslového spektra občasně zdarma na základě vaší registrace? Nejste ještě členem naší velké strojařské rodiny? Změňte to a staňte se naším stálým čtenářem. 

Proč jsme nejlepší?

  • Autoři článků jsou špičkoví praktici a akademici 
  • Vysoký podíl redakčního obsahu
  • Úzká provázanost printového a on-line obsahu ve špičkové platformě

a mnoho dalších benefitů.

... již 25 let zkušeností s odbornou novinařinou

      Předplatit