Stále ještě řada společností včetně úřadů uchovává dokumenty v písemné podobě, nebo je skenuje a ukládá do složek na server nebo cloudu. To považuje za digitalizaci a bezpečnou správu svého možná největšího interního jmění. Vyhledání takto uloženého dokumentu pro další práci s ním nemusí být snadné. Z nedávného průzkumu International Data Corporation zaměřeného na efektivitu práce vyplynulo, že zaměstnanec stráví průměrně pět hodin týdně hledáním dokumentů. Při plném pracovním úvazku se tedy jedná o 20 hodin měsíčně, které by při správném použití DMS mohl využít mnohem efektivněji. Navíc mívají jednotlivá oddělení jako HR, účtárna, IT, management a podobně svou agendu uloženu separátně a musejí pak dokumenty s kolegy buď sdílet na cloudovém úložišti, nebo si je posílají e-maily, či je tisknou a předávají si je v papírové podobě, a to může opět vést k chybám, ztrátám či opomenutím.