Vyhazujete peníze hledáním systému správy dat?

Pokud jste na výše uvedené otázky odpověděli 3x ANO, pak již vlastníte řešení na správu dokumentace – Windows SharePoint! Proč ho tedy nevyužít?

Co tedy SharePoint Services nabízí:

• jednoduchost ovládání;
• správu dokumentace – sdílení dokumentů, historii verzí, informaci o rozpracovanosti či dokončení, vyhledávání informací;
• podporu projektů – správu úkolů, definici týmů, plánování, sdílení informací;
• snadnost nasazení – rychlé nasazení do provozu, nízké náklady na vlastnictví, minimální školení uživatelů;
• další rozšiřitelnost.

Základním požadavkem uživatelů je v dnešní době schopnost sdílení informací. Tlak na firmy roste, a tím se zvyšuje i zatížení zaměstnanců. Již neznám mnoho lidí, kteří by hrdě hlásali „pořádek je pro blbce, inteligent zvládne chaos!“, naopak denně se setkáváme se stížnostmi na vysokou operativu, časté změny, nedohledatelnost informací a dalšími projevy současného turbulentního prostředí. Řešením může být právě SharePoint. Základním požadavkem uživatelů je v dnešní době schopnost sdílení informací. Tlak na firmy roste, a tím se zvyšuje i zatížení zaměstnanců. Již neznám mnoho lidí, kteří by hrdě hlásali „pořádek je pro blbce, inteligent zvládne chaos!“, naopak denně se setkáváme se stížnostmi na vysokou operativu, časté změny, nedohledatelnost informací a dalšími projevy současného turbulentního prostředí. Řešením může být právě SharePoint.

Jednoduchost ovládání

Microsoft SharePoint poskytuje základní platformu pro webové aplikace. Je to řešení rychle získávající popularitu. SharePoint díky úzkému napojení na produkty Microsoft Office používá celou řadu běžných funkcí, které uživatelé znají ze stávajícího způsobu práce. Uživatelé tak pracují v uživatelském prostředí, na které jsou zvyklí, tedy s aplikacemi MS Office a webovým prostředím. Při práci pak dochází k synchronizaci dat mezi portálem SharePointu a aplikací MS Outlook.

Správa dokumentace

SharePoint umožňuje ukládání informací na jedno místo. Založení nových dokumentů do databáze se provádí jednoduše jejich přetažením do okna aplikace (drag and drop). Tato data jsou přístupná uživatelům pro čtení, zahájení změny dokumentu se automaticky zobrazí všem uživatelům, kteří chtějí s dokumentem pracovat. Po uvolnění změny se vytvoří v databázi jeho nová verze s informací o tvůrci této verze a datu uvolnění změny. Jakmile jsou úpravy dokumentu dokončeny, provede se změna stavu z fáze „Koncept“ do „Schváleno“. Tato identifikace umožňuje všem zaměstnancům rychle zjistit platnost dokumentů. Následná změna dokumentu přepne stav dokumentu zpět na „Koncept“ a zvýší změnový index, který může mít číselnou (1, 2, 3, …) nebo znakovou (A, B, C, …) podobu. Uživatel má navíc možnost zjistit informace o autorovi a času uložení jednotlivých verzí, vrátit se k vybrané předchozí verzi a dokonce i porovnat vybranou verzi s aktuální.

Dokumenty lze vázat vzájemně do struktur pro lepší přehled o souvislosti mezi dokumenty. Další výhodou tohoto řešení je schopnost off-line přístupu k dokumentaci. Žádnému pořádnému systému nesmí scházet ani možnost vyhledávání dat. SharePoint v tomto směru není výjimkou a tuto možnost uživatelům nabízí.

Zmíněné vlastnosti systému SharePoint umožňují firmě vytvořit znalostní databázi snadno přístupnou povoleným uživatelům a zajistit tak lepší předpoklady pro dosažení konkurenceschopnějších výrobků.

Podpora projektů

Slovo projekt je dnes velice populární a často se projektem pojmenovává každá firemní zakázka, úkol či aktivita. Základem úspěšného projektu však není pojmenovat aktivitu projektem, ale uplatnit zásady projektového managementu. SharePoint zajišťuje týmům jediný pracovní prostor pro koordinaci plánů a uspořádání dokumentů. Umožňuje v rámci webového rozhraní nebo přímo nástroji MS Outlook definovat jednotlivé dílčí úkoly, ze kterých se projekt skládá, ke každému úkolu přiřadit řešitele a naplánovat tyto úkoly v čase. Každý úkol navíc obsahuje informaci o procentuálním odhadu plnění. Tím se zajišťuje přehlednost projektu a základní předpoklad úspěšného dokončení projektu. Časovou návaznost jednotlivých úkolů lze zobrazit pomocí Ganttova diagramu.

Neméně podstatnou částí podpory projektového řízení je schopnost sdílení informací, definice týmu a práv jeho členů. Díky těmto vlastnostem je zajištěna schopnost lidí pracovat nad společnými daty. Pro snazší plnění úkolů poskytuje SharePoint možnost rozesílání e-mailů s upozorněním na důležité události.

Díky synchronizaci informací mezi databází SharePoint a aplikací MS Outlook je zajištěna produktivita členů týmu i v době jejich působení mimo firmu. Režim off-line jim zajišťuje přístup ke knihovnám dokumentů, kalendářům a úkolům projektu, kontaktům. Po připojení k serveru dojde k synchronizaci dat.

Snadné nasazení a rozšiřitelnost

Podstatnou vlastností jsou nároky na implementaci. Cena řešení není dána pouze nákupem licencí, ale i náklady na nasazení do provozu (náklady na implementaci, školení uživatelů apod.). Lokalizace SharePoint do českého jazyka a dalších je dána lokalizací Microsoft Windows serveru. Díky známému webovému rozhraní a úzké integraci s nástroji používanými každý den včetně aplikací systému Microsoft Office lze službu Windows SharePoint Services snadno používat a rychle nasadit. Infrastruktura vlastní aplikace navíc umožňuje efektivně optimalizovat uživatelské prostředí.

Přestože aplikace Windows SharePoint nabízí řešení většiny potřeb v oblasti tvorby webových portálů a správy dokumentace, je zajištěno rozšíření aplikace o další moduly pro uspokojení potřeb v dalších oblastech. Pro oblast strojírenství je zcela zásadní schopnost zajistit společnou správu dokumentace včetně 3D a 2D CAD dat.

Windchill ProductPoint

Trendem dnešní doby je digitální výrobek. Jeho hlavní předností je, že umožňuje odhalit všechny nedostatky výrobku ještě před zahájením výroby. Ač si výhody vývoje výrobku na digitálním modelu většina firem uvědomuje, není jednoduché tento princip dodržet. Bez kvalitního systému správy dat je to prakticky nemožné. Řešením může být Windchill ProductPoint, produkt společnosti PTC navazující na Microsoft SharePoint, který jej rozšiřuje právě o schopnost podporovat vývojové týmy pracující s CAD daty. Windchill ProductPoint jim pomáhá zvládat komplexní datové struktury vznikající v systémech Pro/ENGINEER nebo AutoCAD, stejně jako technickou dokumentaci nebo inženýrské výpočty. Součástí řešení je i schopnost prohlížení těchto dat mimo CAD pracoviště. Mezi jeho klíčové vlastnosti patří:

• rychlé vyhledání informace (např. správné verze dokumentu);
• přístupnost vývojových informací a následné zrychlení práce díky jednoduššímu rozhodování;
• triviální ovládání minimalizující náklady na implementaci;
• možnost souběžné práce nad projekty zkracující potřebný čas.možnost souběžné práce nad projekty zkracující potřebný čas.

Znalostní databáze

Windchill ProductPoint nabízí jednotné prostředí pro ukládání všech informací o digitálním výrobku. Umožňuje obchodníkům, manažerům, konstruktérům, technologům, pracovníkům servisu i řízení jakosti stejně jako pracovníkům ve výrobě ukládat informace do společné databáze, a co je nejdůležitější – tyto informace i využívat pro jejich práci. Datové struktury popisující výrobek umožňují navazovat další průvodní dokumentaci, jako jsou informace o technických parametrech, výpočtové zprávy, objednávky, technologické postupy a další. Kompletní informace o výrobku společně s jednoduchostí ovládání znamená, že vyhledávání v databázi je mnohem rychlejší a jistější cestou k výsledku než původní shánění informací u spolupracovníků, v šanonech a papírových archivech.

Aktuálnost informací

Díky komunikaci nad společnou jedinou databází již není potřeba používat e-mail ke sdílení dokumentů. Windchill ProductPoint umožňuje v případě potřeby poslat pouze odkaz na daný dokument. Tento fakt zajistí, že otevřete právě aktuální verzi dokumentu. Díky uchovávání historie je navíc k dispozici možnost vyhledat i starší verze dokumentů, porovnat jejich obsah s aktuální verzí či zjistit, kdo a kdy je vytvořil. Veškeré dokumenty mají navíc navázán životní cyklus, díky němuž lze okamžitě zjistit, jedná-li se o verzi uvolněnou pro další fázi procesu či rozpracovanou. Díky nastavitelným přístupovým právům se již nestane, aby byla uvolněná data omylem změněna.

Týmová spolupráce

Pokud má výrobek dosáhnout skutečně konkurenceschopných parametrů a zajistit firmě zisk, je nezbytné, aby při jeho vývoji členové vývojového týmu úzce spolupracovali. Takový způsob práce však bývá velmi rizikový na práci s neaktuálními daty a ztráty informací jejich přepsáním. Všechna tato rizika Windchill ProductPoint zcela eliminuje. Konstruktéři pracující s CAD daty mají jedinečnou příležitost využít svoji specializaci k efektivní spolupráci nad projekty. Tak je možné rozdělit vývojové úkoly i s ohledem na zájmy a schopnosti jednotlivých konstruktérů. Windchill ProductPoint již sám zajistí, aby společně sdílená vývojová data nikdo nepřepsal, a navíc aby v případě existence novější verze dat na serveru bylo možné provést jejich okamžitou aktualizaci do již otevřených sestav a výkresů.

Projektové řízení

Windchill ProductPoint umožňuje plně využít projektový přístup k řešení vývojových úkolů. Díky této možnosti je možné spolupracovat v rámci projektového týmu a navíc i s externími subdodavateli. To vše s jistotou aktuálnosti dat a současně s vědomím, že ostatní citlivá data jsou pro externisty nepřístupná.

Off-line přístup k datům

Windchill ProductPoint umožňuje pracovat i bez přímého přístupu k serveru. Je řada situací, kdy konstruktér nebo jiný pracovník si může zpřístupnit dokumentaci obsahující zadání v režimu off-line s automatickou aktualizací po opětovném připojení k serveru nebo pokračovat na vývoji výrobku bez aktuálního připojení k serveru a po návratu do kanceláře aktualizovat svoje řešení případnými změnami kolegů a naopak svoje úpravy automaticky uložit na server.

Prohlížení CAD dat

Až do této chvíle byli pracovníci mimo konstrukční kancelář odkázáni na osobní kontakt s konstruktéry, pokud výkresová dokumentace neobsahovala potřebné informace. ProductPoint nabízí celou řadu funkcí pro prohlížení 2D výkresové dokumentace, 3D modelů komponent a sestav, pro jejich měření (vzdálenosti, průměry, délky, …), umožňuje vytvářet řezy, skrývat komponenty a manipulovat s díly v rámci sestavy (posouvat, rotovat). S touto podporou pochopí okamžitě konstrukční záměr také všichni manažeři, technologové, nákupčí, mistři i kontroloři, kteří veškeré své připomínky k technologičnosti, vyrobitelnosti či servisovatelnosti navíc mohou připojit do struktury výrobku formou poznámky k prohlíženému dílu nebo sestavě.

Windchill ProductPoint představuje optimální řešení, jak rychleji reagovat na poptávku zákazníků a jak se vyvarovat nákladných chyb vzniklých tím, že se vyrábí podle neplatné dokumentace. Pokud jste usoudili, že nezbytnou změnou je převést konstrukci a přípravu výroby z tradičního liniového uspořádání na progresivnější projektové týmy, budete brzy postaveni před otázku, zda existuje jednoduchý systém pro podporu týmového vývoje výrobku. Při hledání odpovědi na toto téma nezapomeňte na Windchill ProductPoint.

Ing. Přemysl Votava

Umístění na MSV: pavilon P, stánek 12

AV ENGINEERING

www.aveng.cz

KvapilovaA@aveng.cz