Podstatou plánu údržby by měla být optimalizace provedení servisních úkonů a způsobu, jakým jsou dovedeny až do konce. Některé činnosti preventivní údržby nejenže zdaleka nepřidávají žádnou hodnotu, ale naopak samy vytvářejí problémy. Příkladem může být pravidelné měsíční mazání motorů, které je ve skutečnosti zapotřebí pouze jednou za půl roku. Takovýto zaběhnutý zvyk pak obvykle vede k přemazání ložisek vyvolávajícímu potíže různého rozsahu. Jednotlivé úkony by měly být seřazeny podle důležitosti s ohledem na kritéria, jako jsou kritický stav a bezporuchovost, záznamy o závadách, přístup k organizaci údržby, dostupná technologie a schopnosti. Znalosti a zkušenosti zaměstnanců i průmyslových expertů by měly být využity na každém stupni při vytváření plánu činností.
Dostupnost a účinnost počítačových systémů pro řízení údržby (CMM) bude mít vliv na to, jak budou programy údržby navrženy a realizovány – a naopak. Pokud je navržen metodicky zdařilý projekt činnosti údržby, pak se program propracovaného plánování a rozvrhování stává klíčovým nástrojem, jenž umožní a poskytne přístup k pracovním plánům a doplňujícím dokumentům.