Z grafické podoby z visia Sycat vyvozuje datovou podobu se strukturovaným stromem, skládající se ze tří stupňů: procesy, funkce, jednotlivé kroky.
V této datové podobě je v programu možné ke každému jednotlivému kroku přiřadit patřičné informace a požadavky, ze kterých nakonec vyjde ucelená představa o kritériích kladených na hledaný systém PDM. Takto zadané informace systém nakonec automaticky vyexportuje do dotazníku, který je možné vystavit na web.
V našem případě volby SW PDM jde především o následující položky:
Zadání základních požadavků: V této položce klademe konkrétní požadavek formou otázky na daný SW týkající se daného kroku firemního procesu.Přidělení váhy: Každému požadavku na SW se přiděluje stupeň důležitosti od 1 do 9. Takto díky rozpracování celého procesu na jednotlivé kroky a funkce máme možnost podrobně zjistit přesné požadavky na hledaný SW.Následně dochází k exportu definovaných otázek do serveru a prezentaci na webových stránkách.Sycat rovněž automaticky vytvoří ze zadaných informací tzv. manuál, ve kterém jsou jednotlivé kroky procesu přehledně popsány.Prezentace a přizvání dodavatelských firem k soutěži
Tento proces probíhá ve třech úrovních. V první se prezentují základní informace o charakteristice společnosti, organizační struktuře, charakteristice výroby, složitosti výrobků a výroby (10 nebo 1000 položek ve struktuře výrobku, varianty) atd. Má-li přizvaná firma zájem, vstoupí do další úrovně k dotazníku s otázkami základního charakteru typu např.:
Podporuje víceúrovňové kusovníky?Umožňuje napojení na TPV?Umožňuje přenos základních dat do ERP systému?Pokud není přizvaná firma schopna kladně zodpovědět, nemá cenu, aby dále ztrácela čas vyplňováním mnohem podrobnějšího dotazníku ve třetí úrovni, kde má firma programem Sycat automaticky vygenerován dotazník s podrobnějšími otázkami. Pro přesnější vyhodnocení má odpověď formu stupnice, zda daný krok nabízený SW řeší přímo ve standardu (v základní aplikaci), nebo se musí řešit programováním lehkého typu (nadstavbou nad základní aplikací), případně customizací nebo programováním do hloubky (zásahem do základní aplikace), či jej program neumí. Každý dodavatel tedy odpovídá podrobnějším způsobem - jak jej umí řešit.