Budujeme podnikový informační systém

Velmi často je představa o funkčním podnikovém informačním systému redukována na zpracování nejrůznějších ekonomických agend, které mají pomocí utříděných čísel na různých formulářích a tiskových sestavách zobrazovat stav ekonomiky podniku. Pokud se podnikový management rozhodne nasadit nový podnikový systém, pak se jeho úsilí napřímí směrem k výběru ERP systému, který ve většině případů pokryje téměř všechny jejich požadavky. ERP systém zajistí nástroje pro sběr dat, jejich zpracování a samozřejmě nepřeberné množství nejrůznějších tiskových a grafických výstupů, které systém generuje na základě zadaných kritérií. To vše by asi bylo v pořádku, pokud se budeme bavit o podniku, který co nakoupí, to prodá, a tyto jeho činnosti zajišťuje ne více než 50 zaměstnanců. Co ale v případech, kdy bude chtít nasadit informační systém podnik, který má vlastní výrobu, obrat nad 200 milionů korun a zaměstnává více než 150 zaměstnanců? Tam bude zapotřebí stanovit více kritérií pro výběr vhodného informačního systému a je předem jasné, že žádný ERP systém nevyhoví takovému rozsahu požadavků v rámci své standardní funkčnosti. Produkt Microsoft Dynamics AX, který se řadí do skupiny ERP systémů určených pro výrobní podniky, není rovněž schopen dostát všem kritériím výběru, ale přesto některé jeho charakteristické vlastnosti umožní vybudovat funkční informační systém pro velký výrobní podnik. Takto budovaný informační systém zajistí vysokou efektivitu podnikových procesů a přínosy po jeho nasazení nebudou jen na úseku administrativy, ale budou měřitelné v penězích především v dopadech na celkovou ekonomiku podniku. Musíme však připustit, že Microsoft Dynamics AX nebude jediný produkt, který bude informační systém tvořit.

Podnikové procesy

Před stanovením kritérií, která by měl splňovat nový informační systém, je důležité pro podnik zpracovat přehled všech procesů, které se v rámci činnosti podniku vyskytují. Podnikové procesy se podle typu dělí na hlavní, podpůrné a řídicí. Je důležité procesy do těchto skupin správně zatřídit. Zatřídění se provede na základě kritérií popsaných v tabulce na obrázku. Tato specifikace procesů nám pak umožní stanovit přesná kritéria pro funkčnosti informačního systému a především definovat přesné výstupy z jednotlivých procesů.

Podstatné je stanovit každému procesu vlastníka, který jednak zodpovídá za přesnou specifikaci funkčnosti a výstupu, jednak je zodpovědný za to, že nový informační systém bude tato kritéria splňovat. Pokud je proces příliš složitý nebo rozsáhlý, je třeba specifikovat i klíčové aktivity u těchto procesů, a to nejlépe na jednotlivé uživatele systému nebo na skupiny uživatelů. Vyspecifikování těchto procesů ještě před vybudováním informačního systému pak zjednoduší i nasazení projektového řízení, pokud se k tomu podnik rozhodne.

Procesy, které ERP pokrývá

Vzhledem k tomu, že produkt Microsoft Dynamics AX patří k velmi výkonným ERP s velkým rozsahem standardních funkcí, je jisté, že bude schopen pokrýt až 70 % podnikových procesů, aniž by bylo zapotřebí řešit rozsáhlé uživatelské úpravy standardních funkcí. Například u řízení nákupu a řízení prodeje ze skupiny hlavních procesů bude zapotřebí upravit pouze obchodní dokumenty podle stávajících používaných dokumentů, aby podnik nebyl nucen se změnou informačního systému měnit i svou image vůči svým klientům. Vůbec žádnou změnu nebude třeba řešit u procesu hlavního plánování a procesu řízení výroby, které patří do skupiny podpůrných procesů.

Nepokryté procesy

Více nás však bude zajímat řešení zpracování těch procesů, které ERP svou standardní funkčností nepokrývá, nebo je pokrývá jen zčásti. Takovým typickým zástupcem těchto procesů je proces řízení vztahů se zákazníky. Produkt Microsoft Dynamics AX sice ve svém standardu modul CRM má, ale význam procesu řízení vztahu se zákazníky nabyl v současné době na takové důležitosti, že jeho řízení je vhodnější svěřit specializovanému produktu, který je předurčen pouze pro zajištění této oblasti. V zájmu zachování integrity dat z obou produktů je nutné, aby spolu produkty CRM a Microsoft Dynamics AX, nejlépe on-line, komunikovaly. Způsob komunikace musí být tak propracován, aby uživatel pracující s CRM produktem ani netušil, že využívá data, která mu poskytuje ERP, na které je on-line napojen. Pokud bude v podniku preferována jednotná platforma produktů - vhodná je platforma produktů společnosti Microsoft - pak lze s výhodou využít produktu Microsoft Dynamics CRM. Tato kombinace obou produktů z jedné platformy je ověřena u několika výrobních podniků.

Nepokrytá část procesu výroby

Jestliže jsme produkt Microsoft Dynamics AX v úvodu označili jako ERP pro výrobní podniky, je vhodné zmínit i příklad důležitého procesu řízení výroby, a to především jeho přípravné fáze. Fáze vývoje nových výrobků, kdy vývojáři pracují s různými CAD systémy, případně OrCAD systémy v případě elektrotechnické výroby. Jestli je ERP systém schopen do potřebných detailů řídit proces zpracování výrobku, pak je zapotřebí do jeho datové základny přenést jak materiálovou strukturu výrobku, tak i technologický postup, jakým má být výrobek vyroben. V CAD systému nebo OrCAD systému lze z výkresu získat materiálovou rozpisku, kterou si ERP systém importuje jako kusovník pro vlastní výrobu. Tento proces je plně automatizován a vývojáři využívají jednotnou datovou základnu, která je součástí ERP systému.

Nehomogenní prostředí

Z příkladů v předchozích kapitolách je patrné, že produkt Microsoft Dynamics AX lze nasadit v informačních systémech, které jsou tvořeny ze softwarových produktů různých dodavatelů, které pracují s různou platformou ukládání dat a někdy jen s omezenou možností komunikace s ostatními produkty. V takovém prostředí je důležitým prvkem produkt, který v systému zastupuje roli datového integrátora. Vytváří jednotnou datovou základnu, do které jsou ukládány informace z celého informačního systému. Microsoft Dynamics AX je vybaven nástroji pro komunikaci s ostatními produkty, a to jak na platformě společnosti Microsoft, tak i na platformách jiných dodavatelů softwaru. Je vybaven komunikací s využitím webových služeb či služeb COM klienta, pomocí nichž je možné komunikovat nejen s moderními produkty, ale i se staršími, které je nutno udržovat pro specifické funkce doposud využívané podnikem. Mimoto je produkt Microsoft Dynamics AX vybaven moderním vývojovým prostředím nazývaným Morph X, jehož pomocí je schopen i samotný uživatel navrhnout a vytvořit aplikace, které jsou okamžitě schopné nahradit nejrůznější agendy. Druhý vývojový nástroj, X++, již vyžaduje znalost technik programování, ale o to je mocnější při tvorbě nových či při modifikaci stávajících funkcionalit celého systému.

Migrace na webový portál

To, co dotváří kompletnost podnikového informačního systému, je jednou z důležitých vlastností produktu Microsoft Dynamics AX zahrnutých již v jeho standardní funkčnosti, a to migrace všech výstupů na webový portál. Ve svém standardu má zabudovánu podporu pro nástroj Reporting services, pomocí něhož vystupuje se všemi ukazateli, grafy a sestavami na vlastní podnikový webový portál. Pro data k těmto výstupům používá nástrojů pro analýzu pod souhrnným označením Business inteligence. Přes tento podnikový portál je uživatel schopen nejen získávat data z informačního systému, ale zcela běžně je aktualizovat. Tato vlastnost je podstatnou pro uživatele, především z okruhu managementu, kteří jsou schopni čerpat aktuální informace ze systému pro své rozhodování, schvalovat požadavky, které k nim směřují prostřednictvím funkčního workflow, a to vše pouze prostřednictvím webového prohlížeče. Nově vybudovaný podnikový informační systém tak není důvodem k nutnosti učit se zvládat složitou obsluhu nejrůznějších programových nástrojů.

Václav Nikodým

100953

Infinity

//www.infinity.cz/

zparobkova@infinity.cz