Jako první krok by si měl žadatel ověřit, do jaké kategorie bude jeho žádost spadat. To zjistí v zákoně č. 76/2002 Sb., v příloze č. 1 k tomuto zákonu. Zde je uvedeno 6 kategorií, z nichž některé obsahují další podkategorie pro snazší identifikaci zařízení. Pokud by si žadatel nevěděl rady, má možnost obrátit se na příslušný krajský úřad (odborně způsobilou osobu), kde by mu měli jeho dotaz zodpovědět.
Žádost má 17 kapitol a další podkapitoly. Jednotlivé kapitoly žádosti jsou vzájemně provázány, takže dochází ke zpětné kontrole již vyplněných dat či k čerpání dalších dat a odkazů do jednotlivých kapitol. Proto je nutné si předem uvědomit, že na správném vyplnění žádosti a příloh závisí také hladký průběh shora popsaného povolovacího procesu.
Mohutnost a šíře požadovaných údajů včetně tzv. choulostivých dat je vedena jediným cílem - zjistit opravdový stav životního prostředí v každé společnosti. Slouží však zároveň jako databanka pro chystané dokumenty BAT a jejich podpůrné dokumenty BREF. V současné době již vzniká jednotný software na evidenci zaznamenaných dat v žádosti. Proto také se žádost podává jak v písemné, tak v elektronické podobě.
Vzhledem k velkému množství kapitol je doporučeno zachovávat jak osnovu samotné žádosti, tak i osnovu příloh, které jsou rozděleny do 18 samostatných částí.
V žádosti je třeba vždy uvádět ke všem číselným údajům jejich zdroj - odkazy na jednotlivé přílohy, informační systém podniku, záznamy z měření a podobně. Žádost se vyplní nejdříve v elektronické podobě, po jejím vyplnění vytvoří žadatel listinnou podobu žádosti. Provozovatel zařízení, které je ve výstavbě nebo před zahájením výstavby, vyplňuje údaje vycházející z projektovaných hodnot, popřípadě z předpokládaných údajů. Jednotlivé tabulky, které žádost obsahuje, je třeba přizpůsobit podle potřeby - přidat řádky, provádět a vpisovat odkazy na přílohy dokumentu. Věcné požadavky jsou pro zpracovatele závazné. Při přípravě jednotlivých kapitol žádosti je třeba postupovat podle uvedených poznámek ke kapitolám v žádosti. Číslování kapitol a podkapitol v žádosti nelze měnit. Pokud má provozovatel zařízení uvést údaje chráněné podle zvláštních právních předpisů (s výjimkou údajů podle § 8 odst. 4, věta druhá zákona), zahrne tyto údaje do zvláštní samostatné přílohy k žádosti, kterou označí jako přílohu obsahující chráněné údaje.
Žádost za provozovatele zařízení může vyplnit i jiná osoba. Rozhodnutí o tom, kdo bude vyplňovat žádost, je na provozovateli zařízení. Kdo bude tuto žádost posuzovat, rozhodne příslušný krajský úřad. Pozor - osoba, která žádost vyplňuje či zpracovává, nesmí provádět její posouzení! V současnosti je možné na internetu nalézt odborníky, kteří se touto činností zabývají, a to jak pro vyplnění žádosti, tak i pro její posouzení.