TDM proto může fungovat jako systém správy výrobní dokumentace. Vše, co souvisí s výrobními údaji, lze organizovaně a přehledně uložit do databáze TDM, ať už jde o nástroje, nástrojové sestavy, nástrojové listy, měřicí a kontrolní prostředky, přístroje či technické a technologické údaje. Chcete-li vědět, jaké nástroje se používají v jakých nástrojových listech a NC programech nebo jaké nástrojové sestavy jsou ještě v seřizovně nebo jsou již vloženy do stroje, naleznete odpověď v TDM. Systém rovněž poskytuje rychlé odpovědi na takové otázky, jako které držáky nástrojů jsou pro určitý nástroj k dispozici nebo které příslušenství je k dispozici s pokyny a diagramy nastavení. Připojení rozhraní vyšší úrovně k tomuto systému, například systémů MES a ERP, umožňuje úplné, přesné a rychlé předání všech těchto dat těmto systémům. Optimalizují se tak plánovací procesy, výrazně se šetří čas a zvyšuje produktivita.
Rovněž se optimalizuje nákup a pracovníci z výroby mají jistotu, že na skladě najdou přesně správný nástroj a příslušenství, právě když je potřebují – už žádné další prostoje při čekání, až potřebné nástroje dorazí od dodavatele. Informace o historii používání nástroje z centrální databáze TDM pomáhají uživatelům objednávat od dodavatelů nástroje s nejlepším poměrem cena/výkon. Tyto informace rovněž pomáhají uživatelům normalizovat své nástrojové vybavení, vyhnout se zbytečným variantám a duplikacím a v některých případech snížit náklady na nákup nástrojů až o 25 %.