Témata
Reklama

Digitalizované firemní procesy pro kvalitní řízení

Digitalizace firemních procesů může mít mnoho podob. Kromě toho, že nahrazuje hory tištěných papírových dokumentů, jejichž putování po firmě bylo mnohdy podobné s hrou na tichou poštu, přináší do organizace skutečně všech firemních oddělení dříve nepředstavitelný přehled. Umožňuje efektivní práci týmů při zachování kompetencí a zásadně řeší připomínkování i schvalování veškeré dokumentace všemi organizačními stupni subjektu.

Digitalizaci umožňuje prostředí ve firemní síti, které se obecně nazývá DMS (document management system), a na trhu samozřejmě existuje celá řada různých DMS nástrojů.

V průmyslové oblasti se můžeme setkat s implementací nástrojů pro řízení výroby, sledování strojů i analýzy mnoha různých dat za pomoci algoritmů umělé inteligence. V kancelářích se digitalizace dotýká například interních procesů oběhu různých dokumentů, tedy jejich distribuci k odpovědným lidem a schvalování.

DMS eDoCat je systém pro centrální správu elektronických dokumentů a řízení jejich oběhu pomocí workflow. Zdroj: Onlio

Interním procesem nazýváme životní cyklus dokumentu, tedy od jeho vzniku přes násobné užívání a hledání až po automatickou skartaci na základě vnitřních směrnic. Může jít o smlouvu s dodavatelem, smlouvu se zaměstnancem, přijatou fakturu, obchodní nabídku či interní firemní směrnici. Nejjednodušším interním procesem, který efektivně obhospodaří DMS, je uložení a klasifikace vybraných firemních dokumentů v jediném centrálním dokumentovém úložišti. Za jejich vytvoření, předání ke zpracování, schválení, odeslání k seznámení, a nakonec i skartaci, je často zodpovědných několik různých lidí či týmů, což s sebou často nese komplikace. Vyžaduje to spoustu času, péče, starostí, a hlavně peněz za ztrátu pracovního času. U firem bez implementovaných centrálně řízených procesů oběhu dokumentů se běžně stává, že se dokumenty ztrácí, anebo se nedostanou včas do těch oprávněných rukou.

Reklama
Reklama
Reklama

Má DMS nedostatky?

Správně zvolený DMS může tyto problémy snadno odstranit, protože celá cesta dokumentu probíhá dopředu promyšleným způsobem, ve všech případech stejně a pouze elektronicky. Takový systém tedy přináší velké úspory, a hlavně pořádek do firmy. Dokumenty lze v systému vytvořit z předem schválených šablon, které jsou opatřeny metadaty pro jejich snadné vyhledávání a vzájemné propojení dokumentů, které spolu souvisí. Je možné v něm řídit všechny potřebné procesy, jakými jsou např. seznámení, připomínkování, anebo schválení. Dokumenty si uvnitř DMS žijí svým životem, až jsou nakonec v souladu s legislativou a zavedenou interní praxí skartovány. 

"Jedním z nástrojů, který lze pro digitalizaci i správu elektronických dokumentů použít, je eDoCat DMS, který uživatele nijak nelimituje v počtu, ani struktuře dokumentových typů. Na jejich základě se poté dělá klasifikace dokumentů v úložišti, díky čemuž jde snáze dokumenty vyhledávat, lze je spojovat a dobře tak řídit procesy a oběh uvnitř firmy. Systém lze také snadno napojit na jiný informační systém, typicky třeba ERP,“ vysvětluje Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio.

Určitým problémem může být, že se mnoho firem v rámci neustále se posunující digitalizace procesů soustředí vždy na agendu konkrétního oddělení. Ve spoustě případů pak vzniká mnoho samostatně dobře fungujících procesů, které však dohromady vytváří složité a nepřehledné prostředí pro koncového uživatele. Kromě zmíněného je nejčastější námitkou zaměstnanců proti DMS různých platforem nízká rychlost odezvy systému.

Řešení těchto problémů, spolu s požadavkem na bezproblémovou práci lidí a týmů na dálku stálo jako zadání na počátku vývoje DMS platformy eDoCat české společnosti Onlio. Dnes jejich produkt využívá řada českých i celosvětově působících firem. Vývoj samozřejmě pokračuje dál a Onlio tak v oboru konkuruje i velkým světovým softwarovým společnostem.  

Digitalizovat lze i veškeré procesy, do kterých vstupují dokumenty v papírové podobě. To znamená, že se firma může, pokud legislativa nehovoří jinak, postupně zbavit celého archivu ve skříních.

S DMS eDoCat díky platformě Alfresco Community Edition snížíte náklady na chod vaší firmy. Umožní vám zautomatizovat interní oběh dokumentů, zefektivní administrativu a zrychlí interní procesy.

Významným typem dokumentů jsou ve firmách přijaté faktury. Jejich zpracování vyžaduje většinou součinnost několika lidí, přičemž i malá chyba může mít právní dohru. Společnost Onlio, která systém eDoCat vyvinula, dokázala tuto správu agendy přijatých faktur dodat zákazníkovi tak precizně, že za ni dokonce v listopadu roku 2022 získala hlavní cenu v soutěži Případová studie roku vyhlašované odborným časopisem CIO Business World. Jednalo se o rozsáhlý projekt pro jeden z nejvýznamnějších mlékárenských koncernů sdružující mlékárny v česku i zahraničí.


Zpracováno redakcí dle tiskové zprávy společnosti Onlio.

Reklama
Reklama
Reklama
Reklama
Související články
Efektivní správa dokumentů ušetří až 5 hodin týdně

Správu firemních dokumentů, interního zlata, je třeba vnímat jako jednu z nejdůležitějších entit, o kterou se má společnost bez ohledu na typ svého byznysu starat. Správně nastavený DMS (Data Management Systém) pomáhá udržet ve firemních dokumentech pořádek a zajistí jejich bezpečnost, maximálně zefektivňuje jejich sdílení, vyhledávání a workflow. Skutečná, ne pouze domnělá, digitalizace dokumentů a jejich správa může ušetřit firmě o 50 lidech přes milion korun za rok.

Reklama
Předplatné MM

Dostáváte vydání MM Průmyslového spektra občasně zdarma na základě vaší registrace? Nejste ještě členem naší velké strojařské rodiny? Změňte to a staňte se naším stálým čtenářem. 

Proč jsme nejlepší?

  • Autoři článků jsou špičkoví praktici a akademici 
  • Vysoký podíl redakčního obsahu
  • Úzká provázanost printového a on-line obsahu ve špičkové platformě

a mnoho dalších benefitů.

... již 25 let zkušeností s odbornou novinařinou

      Předplatit