Projekt Národní centrum kompetence - STROJÍRENSTVÍ (NCKS) byl realizován od ledna 2019 do prosince 2022. V konsorciu bylo zapojeno celkem 26 účastníků, z toho 9 výzkumných organizací a 17 průmyslových partnerů.
Digitalizace firemních procesů může mít mnoho podob. Kromě toho, že nahrazuje hory tištěných papírových dokumentů, jejichž putování po firmě bylo mnohdy podobné s hrou na tichou poštu, přináší do organizace skutečně všech firemních oddělení dříve nepředstavitelný přehled. Umožňuje efektivní práci týmů při zachování kompetencí a zásadně řeší připomínkování i schvalování veškeré dokumentace všemi organizačními stupni subjektu.
Digitalizaci umožňuje prostředí ve firemní síti, které se obecně nazývá DMS (document management system), a na trhu samozřejmě existuje celá řada různých DMS nástrojů.
V průmyslové oblasti se můžeme setkat s implementací nástrojů pro řízení výroby, sledování strojů i analýzy mnoha různých dat za pomoci algoritmů umělé inteligence. V kancelářích se digitalizace dotýká například interních procesů oběhu různých dokumentů, tedy jejich distribuci k odpovědným lidem a schvalování.
Interním procesem nazýváme životní cyklus dokumentu, tedy od jeho vzniku přes násobné užívání a hledání až po automatickou skartaci na základě vnitřních směrnic. Může jít o smlouvu s dodavatelem, smlouvu se zaměstnancem, přijatou fakturu, obchodní nabídku či interní firemní směrnici. Nejjednodušším interním procesem, který efektivně obhospodaří DMS, je uložení a klasifikace vybraných firemních dokumentů v jediném centrálním dokumentovém úložišti. Za jejich vytvoření, předání ke zpracování, schválení, odeslání k seznámení, a nakonec i skartaci, je často zodpovědných několik různých lidí či týmů, což s sebou často nese komplikace. Vyžaduje to spoustu času, péče, starostí, a hlavně peněz za ztrátu pracovního času. U firem bez implementovaných centrálně řízených procesů oběhu dokumentů se běžně stává, že se dokumenty ztrácí, anebo se nedostanou včas do těch oprávněných rukou.
Správně zvolený DMS může tyto problémy snadno odstranit, protože celá cesta dokumentu probíhá dopředu promyšleným způsobem, ve všech případech stejně a pouze elektronicky. Takový systém tedy přináší velké úspory, a hlavně pořádek do firmy. Dokumenty lze v systému vytvořit z předem schválených šablon, které jsou opatřeny metadaty pro jejich snadné vyhledávání a vzájemné propojení dokumentů, které spolu souvisí. Je možné v něm řídit všechny potřebné procesy, jakými jsou např. seznámení, připomínkování, anebo schválení. Dokumenty si uvnitř DMS žijí svým životem, až jsou nakonec v souladu s legislativou a zavedenou interní praxí skartovány.
Určitým problémem může být, že se mnoho firem v rámci neustále se posunující digitalizace procesů soustředí vždy na agendu konkrétního oddělení. Ve spoustě případů pak vzniká mnoho samostatně dobře fungujících procesů, které však dohromady vytváří složité a nepřehledné prostředí pro koncového uživatele. Kromě zmíněného je nejčastější námitkou zaměstnanců proti DMS různých platforem nízká rychlost odezvy systému.
Řešení těchto problémů, spolu s požadavkem na bezproblémovou práci lidí a týmů na dálku stálo jako zadání na počátku vývoje DMS platformy eDoCat české společnosti Onlio. Dnes jejich produkt využívá řada českých i celosvětově působících firem. Vývoj samozřejmě pokračuje dál a Onlio tak v oboru konkuruje i velkým světovým softwarovým společnostem.
Digitalizovat lze i veškeré procesy, do kterých vstupují dokumenty v papírové podobě. To znamená, že se firma může, pokud legislativa nehovoří jinak, postupně zbavit celého archivu ve skříních.
Významným typem dokumentů jsou ve firmách přijaté faktury. Jejich zpracování vyžaduje většinou součinnost několika lidí, přičemž i malá chyba může mít právní dohru. Společnost Onlio, která systém eDoCat vyvinula, dokázala tuto správu agendy přijatých faktur dodat zákazníkovi tak precizně, že za ni dokonce v listopadu roku 2022 získala hlavní cenu v soutěži Případová studie roku vyhlašované odborným časopisem CIO Business World. Jednalo se o rozsáhlý projekt pro jeden z nejvýznamnějších mlékárenských koncernů sdružující mlékárny v česku i zahraničí.
Zpracováno redakcí dle tiskové zprávy společnosti Onlio.
Stále více lidí nedává svůj počítač, tablet nebo mobilní telefon z ruky ani na dovolené. Kyberzločinci si ale volno neberou, i na cestách je proto potřeba dávat pozor na bezpečnost dat i elektronických zařízení. Pokud se vám dovolená nemá prodražit o ztráty způsobené nenechavci v kyberprostoru, ani si ji nechcete zkazit nepříjemnými události, buďte opatrní na své přístroje i data.
Dostáváte vydání MM Průmyslového spektra občasně zdarma na základě vaší registrace? Nejste ještě členem naší velké strojařské rodiny? Změňte to a staňte se naším stálým čtenářem.
Proč jsme nejlepší?
a mnoho dalších benefitů.
... již 25 let zkušeností s odbornou novinařinou