Facility management pojem téměř neznámý

Než si přiblížíme problematiku facility managementu, je na místě krátké představení profesního sdružení IFMA (www.ifma.org), jehož česká pobočka IFMA CZ (www.ifma.cz) zastupuje odborníky – facility manažery – v České republice. IFMA vznikla v sedmdesátých letech v USA (v Houstonu) a dnes je jedním z nejuznávanějších zástupců facility manažerů na celém světě. V EU vznikla asociace EuroFM (www.eurofm.org), která nesdružuje jednotlivce (jako IFMA), ale jejími členy jsou univerzity, národní asociace a velké korporace. Naše česká pobočka IFMA CZ je současně členem EuroFM, takže každý člen IFMA CZ je současně členem EuroFM. Obě tyto asociace společně pořádají každoročně evropskou konferenci EFMC (www.efmc-conference.com), která se letos v květnu konala v Praze. EuroFM je současně iniciátorem vzniku prvního mezinárodního oborového standardu EN 15211, o kterém bude zmínka dále.

Facility management (dnes se uvádí, že facility management představuje hospodaření s 5 až 8 % HDP EU, tj. cca 900 mld. EUR) je dodnes značně zkresleně vnímán u mnoha realitních odborníků. Pro mnohé z nich se facility management (dále též FM) zužuje pouze na správu budovy a s ní bezprostředně související technické, bezpečnostní a úklidové služby. Tato oblast samozřejmě tvoří fundament oboru facility management, ale je pouze výchozí platformou, na které je skutečný FM budován. Evropská definice určuje předmět facility managementu jako integrované řízení většiny podpůrných služeb, které napomáhají zefektivnit a urychlit základní činnosti společnosti. V této definici nejsou nemovitosti ani prostory zmíněny. Díky tomu je do rozsahu facility managementu zařazena široká paleta služeb, které jsou na realitách a majetcích nezávislé (sekretářské služby, tlumočnictví, účetní a právní služba atd.). Hlavní oblast facility managementu však vždy byla a bude ve starostlivosti o budovy a majetky.

Ze strany facility manažerů stále přetrvávají více či méně oprávněné výčitky vůči investorům, developerům, projektantům, finančníkům a stavbařům. Jednou z priorit každého majitele nemovitosti je jeho trvalá užitná a komerční hodnota. V praxi to znamená kontinuální sledování vynaložených nákladů a přínosů po celou dobu životního cyklu. Při zkoumání vlivu jednotlivých odborníků na tento životní cyklus se ukazuje jedna, na první pohled skrytá skutečnost. O 66 % všech nákladů, které budou muset být v celoživotním cyklu vynaloženy, se rozhoduje v době tvorby studie (umístění objektu, hlavní konstrukční materiály a koncept budovy, navrhované technologie, flexibilita dispozice atd.). V době, kdy se začíná stavět, je již nevratně rozhodnuto o 80 % nákladů. V praxi to znamená, že v době, kdy facility manažer přebírá budovu do správy a připravuje systém podpory, nemá mnoho prostoru k úsporám či zlepšením. Přitom většina vrcholových manažerů očekává, že facility manažeři nastoupí a svou erudicí uspoří. Pro jejich chválu musíme konstatovat, že se jim to často daří, ale skutečné úspory by bylo možné připravit v podstatně větší šíři a efektivněji v počátečních fázích výstavby. Navíc tlak na úspory v investiční a výstavbové části je extrémně veliký, a pokud v této fázi nekoncepčně tomuto tlaku ustoupíme, „6x“ to zaplatíme z provozních nákladů! Je zřejmé, že pokud není facility manažer pozván do developerského týmu, pokud mu není dán prostor, aby včas upozornil na budoucí nehospodárnost při provozu či dokonce ohrožení funkčnosti či bezpečnosti budovaného objektu, pak jsou provozní náklady značně vyšší. Zahraniční zkušenosti uvádějí, že tyto úspory činily mnohdy až 25 % z provozních nákladů facility manažerem průběžně nepřipomínkovaného projektu.

Je celkem logické, že zažitý konzervatismus brání změně chování všech výše uvedených profesí rozhodujících o projekční a výstavbové fázi. Ve Velké Británii a později i v USA, Německu i u nás tak vzniklo hnutí, které tento proces významně posunulo kupředu. Skryty za nálepku „pro zelené budovy“, „pro energetickou úsporu“, „pro lepší životní prostředí“ atd. vznikly certifikace BREEAM (Velká Británie), LEED (USA), DGNB (v Německu) a u nás SBToolCZ. Tyto certifikace však více či méně hodnotí kompletní funkčnost a efektivnost většiny prvků budov. Nemůže se proto stát, že budova, která je v průběhu výstavby „připravována“ pro některou z těchto certifikací, bude významně investičně ošizena. Tak se vlastně facility management dostává do úvodních fází životního cyklu nepřímo, a pokud později facility manažer tento objekt převezme, jeho role je již podstatně snadnější. Přesto je vhodné přizvat si facility manažera už od počátku, jeho participace na přípravě certifikace bude významná, avšak významnější je, že v průběhu projektu a výstavby připraví veškeré procesy a ohlídá veškeré dokumenty potřebné pro efektivní provoz objektu.

Na začátku příspěvku byl uveden slib, že ve druhé části budou přiblíženy základní kameny platformy facility manažerů v EU (pouze pro informaci – je ustanovena technická komise ISO TC 267, která začíná připravovat novou normu s celosvětovou působností). Základy facility managementu v Evropě stanovuje společná norma u nás označovaná ČSN EN 12551 „Facility managem

ent“. Tento standard bude mít koncem tohoto roku v českém a anglickém jazyce řadu šesti dílů (ze kterých jsou v současnosti vydány prvé dva díly).

Není účelem tohoto příspěvku zaobírat se podrobně náplní jednotlivých dílů normy. V případě zájmu o podrobnější výklad obsahu a zaměření jednotlivých dílů je nejlepší absolvovat některý z kurzů společnosti FM Institute (www.fminstitute.cz), která pod odbornou garancí profesní asociace IFMA CZ pořádá takovéto vzdělávací aktivity.

Současné vnímání facility managementu je mírně odlišné od původního, které se soustředilo výhradně na budovy a jejich užitečnost. Od původní běžné správy se postupně přešlo k současnému řízení vysoce inteligentních systémů řízení budov. Je proto logické, že dřívější správce budovy by dnes již neobstál. Současné systémy FM řízení disponují obrovským množstvím informací, a tak klasické vnímání facility manažera s telefonem a exelovskou tabulkou již dnes též neobstojí. Dochází k postupnému propojování softwarových nástrojů (grafické vektorové systémy propojené se sofistikovanými databázemi a technologickými řídicími systémy). Na obzoru se již rýsuje informační nástroj BIM (Building Information Modeling), který umožňuje jednotné plnění a užívání dat (a následně informací) od fáze záměru, projekce a budování až po likvidaci a bourání. Každá informace zde má předem určené místo a tvar, a to nezávisle na užívaných softwarových prostředcích. Již dnes existují projekční kanceláře, které projektují na bázi BIM, stavební firmy, které tuto platformu akceptují po celou fázi výstavby. FM poskytovatelé v ČR ještě do „této řeky“ nevstoupily, ale to je pouze otázka času, kdy i FM společnosti začnou BIM využívat.

Na omezeném prostoru jednoho příspěvku není možné vystihnout všechny aspekty nového odvětví Facility managementu. S mírnou nadsázkou se dá říct, že v blízké budoucnosti přijde období FM revoluce. Facility management však sám o sobě nesmí být revolucí, protože jeho úkolem je podporovat hlavní činnost podniku. Pokud by se začalo s „revolučním převratem“ podpůrných služeb, mohlo by to začít ovlivňovat úkony hlavní činnosti podniku, a to samozřejmě nesmí být dopuštěno. Zmíněnou revolucí je zde spíše míněna přicházející doba služeb. V minulých desetiletích byla většina úsilí orientována na výrobu a základní činnosti podniku. V této oblasti již došlo k „vyladění“ optimálního stavu a připočítáme-li optimalizaci logistiky a personalistiky, není již mnoho prostoru pro úspory a zvýšení produktivity. Facility management je oním ukrytým zdrojem konkurenční výhody. V nejbližších letech se proto budou pracovní síly čím dál více přesouvat do služeb, a významnou složku budou tvořit i FM služby. Kdo nebude připraven, ten promešká tento nástup a může být překvapen, jak rychle bude konkurencí vytlačen. Věřme, že toto nebude náš případ.

Ing. Ondřej Štrup, IFMA Fellow
Prezident IFMA CZ, místopředseda EuroFM

vlastimil.ruzicka@mmspektrum.com