Témata
Reklama

Management času

V minulém čísle jsme se dotkli problematiky hospodaření s časem. Podívejme se na tuto oblast podrobněji.

Do širokého okruhu působnosti řízení času jistě patří i způsoby a návody, jak dosáhnout toho, aby zejména vedoucí manažeři efektivně využívali svůj čas. Stovky, ba tisíce dobrých rad se sice do jednoho článku nevejdou, ale jedno z doporučení se v praxi již mnohokrát vyplatilo, a to jak generálním ředitelům velkých korporací, tak i šéfům malých firem. Jde především o to, jak se nenechat zbytečně vyrušovat.
Reklama
Reklama
Reklama

Na slovíčko

Z praxe je dostatečně dobře znám kolegův zlozvyk nahlédnout jen tak mezi dveře a prohodit nevinně: "Máš minutku?" Nebo lákavěji: "Mohu na slovíčko?" Protože obvykle dotazovaný nebo dotazovaná neví, o co jde, často takovému svodu podlehne. Ale každopádně je třeba si uvědomit, že nepůjde jen o minutu, ba ani o slovíčko. Ještě horší je, když vyrušovatel hovoří "jen" o patnácti minutách. I kdyby nakrásně bylo těchto slíbených patnáct minut dodrženo, vyrušený pracovník stejně ztratí další čas, protože se musí vrátit k práci, která byla přerušena a znovu navazovat na přetrženou nit myšlení, které takovému úkolu zasvětil. Jak se tedy zachovat, aby k takové "minutce" nebo "slovíčku" nemuselo v pracovní době vůbec dojít, pokud se samozřejmě nejedná o vstup nadřízeného nebo o skutečně služebně neodkladnou záležitost, se kterou přichází spolupracovník?
Co z toho vyplývá? Určitě zásada, že by manažer měl dát na vědomí celému okolí, že se nehodlá smířit s takovým vyrušováním. Jinak řečeno, že každý takový návrh "mezi dveřmi" prostě odmítne. Ovšem musí počítat s tím, že narušitel se s takovým "ne" asi jen tak snadno nesmíří a brzy se opět objeví. Rozhovor "na minutku" sice není radno úplně odmítat, ale také hned nepřijímat. Je výhodné jej odložit na dobu, která manažerovi bude lépe vyhovovat. Například při obědě, při přestávce nebo cestou z práce. Doba takového rozhovoru by měla záviset pouze na jediné věci - zda má takový dialog praktický význam pro firmu. Každopádně je dobré se takových rozhovorů již s předstihem vyvarovat. Nemusí se to však odehrávat zrovna známou metodou, spočívající ve vyvěšení tabulky na dveřích s nápisem "Nerušit, prosím".

Trojnásobné desatero

Konkrétních způsobů a návodů, jak ušetřit čas, jistě existuje celá řada. Níže jsou uvedeny některé z nich.
1) Pamatuj, že zlaté pravidlo správné organizace času zní: Nezáleží na tom, kolik času vynaložíš, ale jak účelně jej využiješ.
2) Vylepšuj účinnost porad a jednání:
  • připrav na ně sebe i druhé, napiš krátký a jasný program;
  • urči přesné časové limity;
  • porada na sklonku pracovní doby = naděje, že skončí včas;
  • vyhýbej se zbytečným schůzím;
  • nezvi lidi, kteří jen klábosí;
  • nedovol, aby při jednání měl někdo u sebe mobil;
  • krátké porady svolávej tam, kde nejsou židle;
  • porada v místnosti někoho druhého = možnost snadno odejít.
  • 3) Doba rozhovoru s někým by měla záviset pouze na jediné věci, a sice, zda má takový dialog praktický význam pro firmu. Pamatuj, že debata ve stoje zabere mnohem méně času než vsedě. Když se objeví mluvka, ihned povstaň a co nejdříve použij fráze typu: "Tak dobrá, jsme domluveni...", "To, co jste řekl, je zajímavé, zvážím to a  dám vám vědět" atd.
    4) Uč se říkat NE. Bud k lidem vstřícný, pozitivní, ale braň své právo nenechat si plýtvat drahocenným časem.
    5) To, co máš na mysli, vyjádři v nejkratším možném čase.
    6) Omezuj dobu na cestu do práce a domů na minimum. Jezdi do zaměstnání a domů pokud možno tak, aby ses vyhnul dopravním zácpám. Využívej každé možnosti k práci doma.
    7) Na všechno se pozorně soustřeďuj a kontroluj to jen jednou. Neutrácej čas zbytečně opakovaným kontrolováním.
    8) Nekontroluj každého a všechny, když to není zapotřebí. Uč se umění účinně delegovat.
    9) Neztrácej čas věčným hledáním věcí. Ukládej si věci (v práci i doma) na odpovídající místo. Dělej si poznámky, co máš dělat druhý den, a pak to také zkontroluj, než se pustíš od další práce.
    10) Šetři čas i při nákupu. Nebloumej po supermarketu sem a tam, předem si napiš, co budeš kupovat podle umístění zboží. Snaž se dělat velké nákupy v klidné dny - v  pondělí a úterý, vyhýbej se pátkům.
    11) Přeměň nudu čekání v příjemnou chvíli. Když není vyhnutí a musíš někde čekat, tak se snaž být aktivní. Čti, piš, přemýšlej. Počítej s tím a měj v aktovce něco ke čtení a  zápisníček, do kterého si poznamenávej, co tě právě napadlo. Minimalizuj čekání tím, že se budeš snažit být objednán na dotyčném místě jako první.
    12) Užívej kalendář. I v éře vyspělé informační technologie nahlížej do kalendáře a ujisti se, že se ti nekříží akce. V neděli večer mu věnuj pět minut a udělej si přehled, co tě čeká příští týden.
    13) Nebuď otrokem televize. Přísně vybírej pořady. Nepodléhej oblíbené tezi "přetažených" kolegů manažerů, že po těžkém dni je třeba se uvolnit a dívat se na cokoliv, co se v TV pohybuje. Uvidíš, že právě v takové situaci tě více osvěží procházka, poslech koncertu nebo rozhlasové hry.
    14) Užívej produkty moderní informační technologie, ale nehraj si s nimi. Počítače, diktafony, magnetofony, elektronická pošta, faxy, mobilní telefony, domácí potřeby a další podobné věci mají své místo a své určení. Myčka nádobí ušetří průměrně velké rodině denně 25 minut.
    15) Vyhýbej se vyrušení a drž se od telefonu, jak jen to dokážeš. Zaměstnej sekretářku, pokud si to firma může dovolit, a deleguj jí širší pravomoc k vyřizování tvých telefonátů, včetně takových, o nichž jsi až dosud byl přesvědčen, že je nikdo kromě tebe nezvládne.
    16) Měj na paměti, že není nezákonné, když jsi občas nedosažitelný. Uvidíš, kolik práce za tu dobu zvládneš.
    17) Neodkládej žádnou záležitost, o které víš, že tě její řešení stejně nemine. Buď rozhodný. Zlikviduj potenciálně výbušnou situaci ještě v zárodku, než se z ní vyklube časově náročná záležitost způsobující bolení hlavy.
    18) Ujisti se, že máš po ruce všechny potřebné informace k rychlému a účinnému rozhodnutí. V  opačném případě se shledáš s chaosem, který tě připraví nejen o nervy, ale zase o  spoustu drahocenného času.
    19) Uč se správně naslouchat druhým:
  • všimni si, kolik šéfů poslouchá druhé lidi a přitom si listuje ve svých lejstrech, nebo podávají někomu ruku a mluví s druhým člověkem či se dívá jinam. Nedělej to a hodně se dozvíš z úst druhých lidí;
  • trpělivě vyslechni každého, o němž jsi přesvědčen, že je upřímný k firmě i k tobě;
  • když posloucháš lidi, buď uvolněný, protože napětí a přílišné upnutí na své já tvoji vnímavou pozornost ve skutečnosti utlumují;
  • pomysli na případné důsledky, když nebudeš dobře naslouchat;
  • věnuj se tomu, co je řečeno, a nikoliv tomu, jak je to řečeno;
  • vyslechni druhého se zájmem a když hovoří nudně, polož pár otázek nebo sám uveď téma, které rozhovor oživí.
  • 20) Řešení nepříjemné záležitosti pokládej vždy na první místo. Uvidíš, že ti pak zbude dost času na probírání dalších věcí, které - byť možná složité - se ti budou najednou jevit jako snadnější.
    21) Udržuj si mysl i tělo ve svěžím stavu. Budeš-li dbát této rady, sám zjistíš, že máš dost energie a hodně míru v duši, abys zvládal životní a pracovní problémy rychle a  efektivně. Aktivně odpočívej, protože takový druh relaxace čistí mysl a upevňuje fyzickou kondici. Pamatuj, že nemoc je nejen bolest, ale i ztráta času.
    22) Buď klidný. Drž se staré zkušenosti, že panika zatemňuje mysl a okrádá tě o vzácný čas. Snaž se i v době krize udržet smysl pro humor, s jehož pomocí snáze dohlédneš na její konec. Neztrácej čas rozčilováním se a věčným lamentováním, co by bylo, kdyby se bývalo bylo udělalo to či ono.
    23) Naplno využívej každého dne. Nepropásni šanci, kterou můžeš očekávat od pondělí do pátku a od soboty do neděle. Naskytne-li se, neváhej a snaž se většinu jejího potenciálu bezodkladně uplatnit ve firemní praxi.
    24) Vytyč si účel svého života. Budeš tak mít rovněž motiv k tomu, abys dobře hospodařil s  časem.
    25) Postav si specifické, realistické a vyzývavé cíle. Ke každému úkolu v rámci plnění těchto předsevzetí si urči časové lhůty.
    26) Vytipuj si své priority. Soustřeď se na to, co je důležité. Uvidíš, že metoda hlavního článku ti opět ušetří spoustu času.
    27) Pokud možno si udržuj pružnost práce:
  • ujisti se, že tvá práce uspokojuje tvé individuální potřeby, nepřipusť, aby tě nudila nebo ničila tvého ducha;
  • buď optimistou a mysli pozitivně, nenech se vyvést z rovnováhy překážkami a nikdy se kvůli nim nerozčiluj, ale chladnokrevně hledej cesty, jak je obejít nebo překonat;
  • pokud je to jen trochu možné, nech si upravit pracovní dobu anebo v kvůli větší pružnosti požádej o to, abys některé dny mohl pracovat doma;
  • odejdi z místa, jestliže ti vedení firmy neumožňuje manažerský růst, protože koneckonců je to jenom "džob", zatímco tvůj život je tvůj život a lidé, kteří ti opravdu stojí za všechno, jsou tvá rodina a ti mají přednost.
  • 28) Vstaň z lůžka, jakmile se probudíš. Povalování v posteli (byť je někdy také prospěšné) patří k největším žroutům tvého času.
    29) Dávej si sprchu a nikoliv vanu. Ber vážně i tuto možná na první pohled nevážnou radu. Spočítej, kolik minut denně a půlhodin týdně a hodin měsíčně získáš, když se budeš "jen" sprchovat.
    30) Vysvětluj i svým podřízeným, jak účelně nakládat s časem. Nebudou pak plýtvat ani časem tvým.
    Reklama
    Vydání #5
    Firmy
    Související články
    Silný výkon českého zpracovatelského sektoru

    Od začátku roku na internetových stránkách www.mmspektrum.com ve speciální sekci přinášíme ve spolupráci se společností IHS Markit měsíční reporty indexu nákupních manažerů (PMI), který je nejvíce sledovaným obchodním průzkumem na světě a je pro svou schopnost poskytovat aktuální, přesné a často jedinečné měsíční indikace ekonomických tendencí oblíben mezi zástupci relevantních institucí a firem. Tento text přináší shrnutí prvního pololetí a výhled na další období.

    Jaké má české strojírenství potenciál?

    Analytická a výzkumná společnost CEEC Research opět po roce realizovala průzkum, který se zabýval mapováním potenciálu českého strojírenství. Vznikla Studie českého strojírenství 2017/H2, která přináší výsledky 101 uskutečněných osobních a telefonických interview realizovaných s klíčovými představiteli vybraných strojírenských společností. Studie byla slavnostně představena opět v prostorách Pražského hradu, tentokrát v Míčovně, za účasti generálních ředitelů českých firem, zástupců profesních svazů a organizací a politické sféry.

    Investiční plán pro Evropu představen v Praze

    Na pražském Žofíně se uskutečnila mezinárodní konference pod názvem Investiční plán pro Evropu, jež byla realizována Zastoupením Evropské komise ve spolupráci s Hospodářskou komorou ČR a Evropskou investiční bankou (EIB). Cílem setkání bylo přiblížit tzv. Junckerův balíček určený k posílení investic a tvorbě nových pracovních míst v Evropě. Konference se konala při příležitosti slavnostního otevření pražské kanceláře Evropské investiční banky, která chce posilovat svou přítomnost ve všech členských zemích EU.

    Související články
    Každá čtvrtá faktura v Evropě je zaplacena pozdě

    Stálý přísun zakázek je pro firmu známkou úspěchu a dobře odvedené práce. Úspěch se ale stěží dostaví, pokud zákazníci za výrobky neplatí včas, v horším případě vůbec. Obchod je totiž dokončen až se zaplacenou fakturou. Podle průzkumu platební morálky, který uskutečnila mezinárodní inkasní agentura EOS KSI ve 12 zemích Evropy, je pozdě splacena téměř čtvrtina pohledávek. Nejvíce pozdních plateb v roce 2014 zaznamenaly firmy v Bulharsku a Polsku, nejméně v Německu.

    Reklama
    Reklama
    Reklama
    Reklama
    Související články
    O stavu ekonomiky a roli vůdců

    V povídání s Janem Urbanem, vysokoškolským pedagogem, podnikovým poradcem, publicistou a autorem řady knih a článků, se prolíná řada myšlenek nedávno zesnulého profesora Milana Zeleného, i když se osobně nikdy nepotkali. Několik top manažerů a emeritních CEO, kterým jsme tento rozhovor poskytli před zveřejněním, doporučilo slova Jana Urbana tesat do kamene. V intencích uvažování excelentních ekonomů Zeleného i Urbana lze říci, že dosud panuje rozpor, který nastiňuje tento rozhovor: trend zaměňování popisu akce za akci samotnou se spíše prohlubuje místo toho, aby v praxi ustupoval – v politice, podnikání i ve vzdělávání.

    Internetový vyhledávač dotací

    Ministerstvo průmyslu a obchodu České republiky nabízí jednoduchý vyhledávač dotací. Na internetové adrese www.podporapodniku.cz najdete přehlednou webovou aplikaci, která dokáže zobrazit všechny aktuálně platné dotační nabídky. Zadáte stáří firmy, její velikost, místo realizace projektu a zvolíte oblast podpory a aplikace vyhledá nabídky, které zadaným parametrům odpovídají.

    Podnikatelské prostředí není stabilní. Nemáme cenovou stabilitu

    Mojmír Hampl je přední český ekonom, který se většinu svého profesního života věnuje problematice financí, měnové a fiskální politiky. MM Průmyslovému spektru poskytl rozhovor, kde se mimo jiné vyjadřuje k současné politice ČNB, k důvodům, proč Česká republika aktuálně nesplňuje podmínky pro přijetí eura, a proč je nutné provést zásadní reformy tak, aby veřejný dluh byl udržitelný.

    Žijeme na dluh dalších generací

    Petr Novák aktuálně zastává pozici Director of Automotive Operations ve společnosti JTEKT European Operations. Je zodpovědný za devět výrobních závodů ve Francii, Belgii, ČR, Anglii a Maroku. Obrat této divize čítající 4 000 zaměstnanců představuje 1, 2 miliardy eur.

    Současné ceny energií jsou pro firmy likvidační

    Pavel Janeček působí v energetice celý svůj profesní život. S redakcí MM Průmyslového spektra se podělil o své dlouholeté zkušenosti z plynárenského byznysu a o názory na řešení energetické krize v České republice. Navrhuje konkrétní východiska a apeluje na rychlé jednání české vlády.

    Inovace: Změna úhlu pohledu

    Určitě jste to zažili taky. Je večer, jasná obloha a vy vidíte, jak měsíc balancuje přesně na špičce věže kostela. Stačí ale malá změna úhlu pohledu a měsíc je jinde. Jaký je váš úhel pohledu na inovace ve strojírenství?

    Fórum výrobních manažerů

    Co vám v současné době dělá především v operativě řízení firmy největší vrásky na čele? Jsou to ceny energetických a materiálových vstupů, nedostatek surovin, plnění termínů zakázek, personální otázka či něco jiného? A jak se s tím potýkáte? Co se vám již podařilo stabilizovat?

    Byznys je o přidané hodnotě

    Česká ekonomika dlouhodobě vykazuje nerovnovážný stav. Budoucnost montoven, a to i úspěšných, nemá z dlouhodobého hlediska perspektivu. Pokud nezvýšíme konkurenceschopnost našich produktů, více se nezačleníme do ekonomiky eurozóny a pokud bude ČNB dále diktovat českému trhu, problémy budou podle kybernetika, podnikatele a manažera Libora Witasska přetrvávat.

    Fórum výrobních manažerů

    Silné rozkolísání cen energetických a materiálových vstupů stále není ustáleno, a bohužel se nezdá, že by tomu tak mělo v blízké budoucnosti být. Jak se vám daří tato skutečnost ve střednědobém výhledu promítat do stability vaší firmy? Byli jste již nuceni tento fakt zohlednit do cen vašich produktů? Spatřujete zde určitou nápomocnou roli státu?

    Fórum výrobních manažerů

    Jakým způsobem se projevuje navýšení energetických a materiálových vstupů v ekonomice vaší firmy? Daří se vám tento fakt promítat do cen vašich produktů? Je tato situace pro vás střednědobě udržitelná a jak by se podle vás měl stát v takových případech zachovat?

    Reklama
    Předplatné MM

    Dostáváte vydání MM Průmyslového spektra občasně zdarma na základě vaší registrace? Nejste ještě členem naší velké strojařské rodiny? Změňte to a staňte se naším stálým čtenářem. 

    Proč jsme nejlepší?

    • Autoři článků jsou špičkoví praktici a akademici 
    • Vysoký podíl redakčního obsahu
    • Úzká provázanost printového a on-line obsahu ve špičkové platformě

    a mnoho dalších benefitů.

    ... již 25 let zkušeností s odbornou novinařinou

        Předplatit