Jaké eso v rukávě mají zavedené výrobní společnosti? Obvykle uplatňují zodpovědný přístup ke svým zákazníkům, ke kterému přispívá efektivně naplánovaná výroba. I z toho důvodu stále častěji spoléhají na ERP systémy. Automatizace procesů se totiž stala nutností. Důležité je však zároveň myslet i na jejich optimalizaci. A právě zde možnosti běžných ERP systémů končí. Obvykle totiž nezahrnují nástroj pro pokročilé plánování výroby APS. Jeden z mála softwarů na českém trhu, který tento nástroj integruje, je QI. Nyní pomáhá ve stovkách českých i slovenských společností, a to nejen s procesem plánování, ale také s celkovým zvýšením efektivity a ziskovosti.

V oblasti informačních systémů je QI unikátní, protože jeho 30 modulů obsáhne všechny podnikové procesy, navíc zahrnuje projektové řízení, internetový obchod, docházkový systém a již zmiňované APS, které umožňuje automaticky sestavovat různé typy výrobních plánů i výhledů a vytvářet simulace různých událostí i změn. Firmy se tak efektivněji připraví na nenadálé situace a zvládnou se lépe přizpůsobit podmínkám trhu. Také získají aktuální přehled o svých zdrojích, kapacitách a rozpracovanosti jednotlivých zakázek, proto je možné okamžitě reagovat nejen na nepředvídatelné komplikace.

Zavedení moderního ERP systému bývá často zásadním impulzem k dalšímu firemnímu rozvoji, který otevírá dveře novým možnostem a kapacitám. A jak to funguje v praxi?

Efektivní oběh informací a jejich archivaci obstarává QI. Samotnou komputační analýzu dat, která jsou klíčová pro propočítání optimálního průběhu výroby, má na starosti APS. Technické i lidské zdroje každé organizace jsou omezené, proto je nutné s předstihem pečlivě rozvrhnout jejich možnosti. Manažer pro řízení zdrojů díky analýzám z QI může přesně rozhodnout o nastavení jednotlivých zdrojových kapacit. QI pomáhá i s přípravou detailních front práce pro jednotlivá pracoviště a hlídá nákupní objednávky.

U mnohých společností se setkáváme s neschopností získat nebo realizovat zakázky i přesto, že poptávka po jejich výrobcích roste. Příčinou tohoto neúspěchu může být nedostatečná výkonnost při výrobě nebo absence flexibility výrobních kapacit. S QI má společnost k dispozici aktuální analýzy ve formě detailních přehledných soupisů a tabulek nebo v časově vizualizovaných grafech. Každodenní simulace pak u všech dodávek zpřesní aktuální termín očekávaného dodání. Jednotlivé zakázky a jejich termíny jsou tak neustále pod dohledem.

Přínosy systému se výrazně odrážejí i v jednání se zákazníky. Skutečně reálné a splnitelné lhůty dodání jsou s QI totiž samozřejmostí. Pro každou objednávku je už před jejím přijetím důkladně ověřen termín možného dodání. Aby přislíbené termíny odpovídaly skutečně dosažitelnému výhledu, je třeba pokaždé konzultovat několik klíčových údajů. Zohlednit se musejí dříve slíbené dodávky, ale i aktuální či projektované stavy skladů. Adekvátní využití všech analytických možností tak umožňuje například i zkracování dodacích dob, protože detailní přehled o kapacitní vytíženosti, který QI vždy aktualizovaně propočítává, dovoluje optimalizovat dodací lhůty polotovarů vhodných pro výrobu. Jejich výběr je přitom veden tak, aby se na skladě dlouho neohřály. Při využití detailně rozpisovaných front práce, které dodává QI, lze kalkulovat s již zadanými, aktuálně však třeba s ani nezahájenými budoucími zakázkami. Detailní řízení seznamu povolených polotovarů a jejich maximálních povolených hladin přitom zajišťuje, že do výroby je vázán pouze předem stanovený kapitál. Uvážlivé včlenění polotovarové výroby do firemního života tak poskytuje klíčový manipulační prostor pro flexibilní využití kapacit a pro efektivní kompenzaci fluktuace poptávky.

V QI je APS navíc propojeno s projektovým řízením. Toto spojení je výhodné, protože z praxe víme, že ve většině organizací probíhají vedle procesního řízení i složité jednorázové akce, které je nutné vést projektově. Díky tomuto propojení lze firmu řídit z jediného počítače – všechna data jsou provázána a společnost může lépe a rychleji reagovat na nenadálé situace. Kombinaci APS a projektového řízení však nabízí pouze omezený počet výrobců informačních systémů.

Martin Bubeníček

Recept na úspěch? Projektové a procesní řízení naráz

Základem každého úspěšného projektu je detailní příprava, efektivní plánování a přesné stanovení cílů. A protože při sledování kapacit projektu Excel ani tužka s papírem neobstojí, přicházejí na řadu ERP systémy s integrovaným projektovým řízením. Na trhu sice existuje spousta softwarů i aplikací, obvykle se však jedná o nástroje, které nemají vazby na podnikový informační systém. A právě to může být kámen úrazu. Velkou nevýhodou je například potřeba duplicitního vkládání dat, která výrazně snižuje efektivnost těchto nástrojů. Řešení složené z jednoho nástroje na procesy, druhého na projekty, třetího na ekonomiku, čtvrtého na výrobu a pátého na řízení rizik tudíž v denní praxi neobstojí. Nevítaným vedlejším účinkem je totiž chaos a plýtvání finančními i lidskými zdroji na propojení každé dílčí aplikace.

Proto dnes firmy stále častěji hledají nástroj pro podporu projektového řízení integrovaný přímo v ERP systému, který by mohly využít jak pro řízení zakázek v rámci hlavní činnosti společnosti, tak pro realizaci rozsáhlejších interních změn. Mezi významné výhody takovéto integrace patří datová provázanost s ostatními aplikacemi informačního systému. Díky tomu je možné projekt průběžně vyhodnocovat, hlídat jeho rozpočet, vyčíslit cash flow nebo sledovat využití strojů či vytížení zaměstnanců, aniž by bylo nutné pořizovat do systému duplicitní data. Všechna potřebná data jsou k dispozici v reálném čase v rámci ostatních aplikací.

Pokud má ERP systém zabudované jak projektové, tak procesní řízení, jsou všechna data propojena a společnost může lépe a rychleji reagovat na nenadálé situace. Efektivita výsledku ovšem závisí na zapojení obou způsobů řízení do správného kontextu. Projektově je vhodné řídit jednorázové aktivity s časovým ohraničením, jasně daným rozpočtem a cíli. Oproti tomu opakující se aktivity je lépe vést procesně. Některé firmy tyto dva přístupy kombinují. Příkladem může být společnost, která vyrábí a dodává elektrické rozvodny. Zakázka na dodávku rozvodny je jako celek řízena projektově, ale v jejím rámci probíhá výroba potřebných komponent, které firma produkuje za pomoci zaběhlých procesů. Řízení lidí v rámci procesů výrazně usnadní zabudovaná podpora workflow, řešená jako nadstavba procesů. Umožňuje automaticky zadávat úkoly přesně podle určených podmínek. Informace jsou předány ve správném čase a pořadí konkrétním realizátorům.

Dobrou zprávou je, že zavádění komplexních řešení není pro většinu společností časově ani finančně náročné. Rychlost implementace se odvíjí od stávající úrovně řízení dané firmy. Pokud je společnost zvyklá s procesy i projekty pracovat již před zavedením informačního systému, nepředstavuje implementace žádný problém, navíc ji lze vnímat jako výzvu – během procesní analýzy se totiž často objeví činnosti, které se dělají už víceméně pouze ze zvyku. Implementace nového systému se tak stává jedinečnou příležitostí, která dokáže firmu od procesního balastu očistit. Návratnost investice do potřebných funkcí je v těchto případech prakticky okamžitá. Složitější situace nastává, pokud není ve společnosti procesní ani projektové řízení zavedeno. Ani sebelepší nástroj totiž neumí vyřešit zásadní otázky fungování jakékoli firmy.

Martin Bubeníček

DC Concept

vladimira.krejsova@dcconcept.cz

www.qi.cz