Témata
Reklama

Manažer je jen člověk, Část 4. Plánování, které opravdu funguje

Vzpomeňte si na své pracovní dny. Kdy naposledy jste v rámci svého dne dělali něco bez plánu? Kdy naposledy jste se prostě ráno vzbudili a řekli si „uvidíme, co vše se dnes bude dít“? Že už je to opravdu dlouho?

Tento článek je součástí seriálu:
Manažer je jen člověk
Díly
Michaela Píšková

Po studiu psychologie a psychoterapeutických studií na Fakultě sociálních studií Masarykovy univerzity si Michaela vybrala cestu aplikované pracovní psychologie. Se svým týmem se věnuje poznání člověka za účelem posouzení jeho vhodnosti pro pracovní roli i za účelem jeho rozvoje. Trénuje lidi zejména v tématech komunikace, zvládání emocí a sebepoznání. Životním posláním Michaely je pomáhat druhým, realizovat jejich potenciál a podpořit je v tom, aby na sobě pracovali a rozvíjeli se jak po profesní stránce, tak po té lidské. 

Jistě, žijete totiž v době, která na vás klade stále vyšší nároky a s tím se nedílně pojí zvýšené nároky na vaši schopnost plánovat. Den má a vždy bude mít pouze 24 hodin. S tím nic neuděláte. Proto jediná věc, kterou můžete ovlivnit, je kvalita vašeho plánování, jak oněch 24 hodin využít. A to není vždy nejjednodušší. Naopak, plánování je stále náročnější a má svá specifika a úskalí.

Také se vám ne vždy podaří plán dodržet? Většinou má jeho nedodržení konkrétní důvod a takových nebývá mnoho. Pojďme se nyní společně podívat na to, které důvody to jsou. Sami v nich jistě najdete návod, co příště udělat jinak, aby se vám podařilo plán dodržet.

Reklama
Reklama

Úskalí č. 1: Příliš věříte svému budoucímu já.

Přesto, že to zní nadneseně, právě tohle bývá nejčastější chyba v plánování. Zamyslete se ale nad tím, co se doopravdy děje. Představte si, že máte na zahradě (máme tu jaro, a tak je toto téma více než aktuální) zrýt 20 záhonků. Uděláte si plán a řeknete, že v následujících 10 dnech tuto práci uděláte. Dva záhonky denně, to je snadné. Jenže… první den přijedete pozdě z práce, druhý den váš syn potřebuje pomoci s úkolem, třetí den vás bolí hlava, o víkendu je pak krásně, a to by byla škoda nejet na výlet… Znáte to. Najednou je ze dvou záhonků denně 10 záhonků na víkend. A tím se práce, která se zdála proveditelná, stane v podstatě nezvladatelnou. A s jak velkým nadšením se pustíte do téměř nezvladatelného úkolu? Nejspíše ho ještě začnete odkládat. Ve své podstatě jste neudělali nic špatně. Nechali jste se jen zmást optikou času, ve které se úkol zdál být vlastně drobným, ale v konečném důsledku nebyl.

A jak na to? Už při samotném plánování se zeptejte sami sebe, co vše by se mohlo stát a co by vám mohlo zabránit při plnění úkolu. Plánujte s předstihem, v blocích a co nejupřímněji. Vyšší míra kritičnosti vám později ušetří spoustu práce a nervů.

Úskalí č. 2: Věříte, že můžete plně ovlivnit svůj naplánovaný čas.

Ačkoli bychom byli rádi, kdyby tomu tak bylo, není tomu tak. Naopak, velkou část vašeho času ovlivňují vnější faktory. Ať již je to kolega, který přijde s dotazem, nápadem, myšlenkou, nebo je to pár e-mailů, které musíte vyřešit. I když máte dobře naplánovaný čas v kalendáři, pokud jste si nenechali dostatek prostoru pro neočekávané události, budete rychle muset řešit problém. A jaký by měl být poměr času plánovaného na konkrétní úkoly a ponechaného pro nečekané? Tvrdí se, že optimální je poměr 60 ku 40. Pokud jste zkušení v plánování a současně ve své práci a dokážete dělat dobré odhady, můžete si dovolit tento poměr změnit například na 80 ku 20. Méně než 20 % času na neplánované úkoly výrazně zvýší míru rizika, že něco selže.

Využití vašeho času a s tím spojené potřebné plánování ovlivňuje také vaše schopnost soustředit se na daný úkol, a tedy zkrátit rychlost jeho provedení.

Úskalí č. 3: Nosíte příliš mnoho věcí v hlavě.

Využití vašeho času a s tím spojené potřebné plánování ovlivňuje také vaše schopnost soustředit se na daný úkol, a tedy zkrátit rychlost jeho provedení. Pokud máte příliš mnoho věcí v hlavě, nejspíše se schopnost vašeho soustředění bude snižovat a jednotlivé úkoly vám budou trvat déle. Budou vám zkrátka utíkat myšlenky. Pokud se tak děje, vezměte si kus papíru nebo soubor na ploše PC a udělejte si z něj takové parkoviště myšlenek. Tam „zaparkujte“ své myšlenky, pokud se objeví, nijak je nerozvíjejte a vraťte se k rozdělané práci. Díky tomu neztratíte koncentraci a jednotlivé úkoly dokončíte o mnoho rychleji.

Úskalí č. 4: Vše je priorita.

Velmi často se u lidí setkávám s tím, že mi říkají, že vše je důležité, vše musí udělat a vše je priorita. Ono to tak v daný okamžiku může vypadat. S odstupem času však zjistíte, že tomu tak není. Dobrým kontrolním mechanizmem je otázka, jaký bude mít za měsíc či rok vliv skutečnost, že daný úkol nyní neuděláte. Pokud tento dopad není velký nebo je v podstatě neexistující, nemluvíte o prioritě a můžete daný úkol naplánovat na pozdější dobu.

Úskalí č. 5: Nemáte čas na přemýšlení a plánování.

I v případě, že máte velmi plný kalendář, je hodina na procházce, při které můžete v klidu přemýšlet, tou nejcennější a nejefektivnější hodinou dne. Velmi často na to zapomínáme a necháme se strhnout všemi povinnostmi. To však vede k tomu, že mnohem hůře plánujeme, narůstá stres, který prožíváme, a daří se nám plány dodržovat stále méně.

Ve výčtu jednotlivých úskalí bychom mohli ještě nějakou chvíli pokračovat. Je jich více a každý máme ta svá konkrétní. Přesto uvedených pět bodů a jejich variace patří mezi ty nejčastěji se vyskytující. A jaké tedy pravidlo platí pro dobré plánování? Být upřímní sami k sobě a udělat si čas na zastavení. Pak jde vše mnohem snáze. A upřímně: Kdy jste se naposledy zastavili...?

Institute of Applied Psychology je česká firma s tradicí od roku 2008. Využívá psychologii aplikovanou do firemního prostředí k poznání stávajících i nových zaměstnanců a jejich rozvoji. Za tímto účelem vyvíjí vlastní psychodiagnostické metody, ať už pro online, či pro offline využití. Všechny získané dovednosti předává v rámci vzdělávání manažerům a HR pracovníkům.

Institute of Applied Psychology

Mgr. et Mgr. Michaela Píšková (Slavíková), MBA,

daniela.kolomaznikova@vzdelavanizazitkem.cz

Reklama
Související články
Lidé: Nejen je získat, ale i udržet

(Ne)dostatek pracovníků. To je problém, který musí dnes a denně řešit majitelé a manažeři snad všech výrobních firem. Univerzální recept jistě neexistuje, ale inspiraci lze čerpat u lidí s hlubokými zkušenostmi na trhu s lidskými zdroji. Jedním z nich je Jacek Kowalak, ředitel personálně poradenské agentury Randstad.

Manažer je jen člověk, Část 10. Vzdělávání v soft skills

Měkké vzdělávání bývá v technických profesích často takovou popelkou. Technika a věda míří stále kupředu, a proto je právě v této oblasti množství různých školení, kurzů a výukových programů širší než v některých jiných oborech. A protože lidé z technických profesí mají přirozený zájem právě o techniku, bývá oblast měkkých dovedností často zanedbávána. Dá se ale říci, že jsou v technických profesích měkké dovednosti méně důležité?

Digitalizace stravenkových systémů

Zaměstnanecké stravování v současné době legislativně podporují vlády 40 zemí světa, přičemž tento systém funguje již přes 50 let. S přicházejícím vývojem technologií se velká část poskytovatelů zaměstnaneckých benefitů rozhodla své produkty digitalizovat.

Související články
Manažer je jen člověk, Část 9. Vzdělávat se chytře

Současná doba je dobou neustálého růstu a rozvoje. Rostou firmy, sdružení, projekty, plány, a občas rostou i lidé.

Reklama
Reklama
Reklama
Reklama
Související články
Manažer je jen člověk, Část 8. Leadership nebo management?

V dnešní době jsou pojmy management a leadership hojně skloňovány. Ve světě se hovoří o významných inspirativních leaderech, kteří určovali trendy ve svém oboru. Jsou napsány knihy o tom, jaké vlastnosti měli, jak se dívali na svět, jakými zkušenostmi museli projít, aby se dostali na vrchol.

Manažer je jen člověk, Část 7. Bez motivace není akce

Motivace je z dlouhodobého hlediska jedním z nejvíce diskutovaných témat. O motivaci mluvíme v kontextu svého vlastního fungování, v kontextu fungování s druhými lidmi, mluvíme o ní v práci, v rodině, u dětí i u dospělých. Proč tomu tak je?

Jak přilákat mladé a talentované

Mladí lidé jsou dnes často nabádáni k tomu, aby pečlivě studovali, při studiu získávali potřebnou praxi a zkrátka dělali vše pro to, aby do budoucna měli uplatnění na pracovním trhu. Tento přístup je pochopitelně správný, nicméně v současné době, kdy se nezaměstnanost u nás pochybuje na minimu, je spíše na firmách, aby mladé a talentované zaměstnance pro svůj byznys ulovily.

Manažer je jen člověk, Část 6. Adaptace nového pracovníka

Výběrové řízení máte úspěšně za sebou. Pozici jste obsadili, nová posila vašeho týmu podepsala smlouvu a nastoupila. Může se zdát, že je „ruka v rukávu“ a máte vyhráno… Nenechte se mýlit!

Manažer je jen člověk, Část 5. Specifika náboru v dnešní době

Řada představitelů firem žije v přesvědčení, že „chybí lidi“. V důsledku toho personalisté často přijímají i uchazeče, kteří na danou pozici nejsou vhodní, jen aby obsadili prázdné místo.

Výzkum a vývoj: nedostatek lidí

Ačkoli zahraniční firmy s oblibou otvírají svá vývojová centra v České republice, v poslední době narážejí na nedostatek expertů. Počet absolventů českých technických škol totiž stále klesá a situaci komplikuje i rostoucí fluktuace.

Manažer je jen člověk, Část 2. Základ pro skutečného leadera

Být manažerem je někdy opravdu náročné. Být dobrým manažerem, to už je výzva. A být z manažera leaderem, to už je úkol jen pro ty nejlepší.

Manažer je jen člověk, Část 1. Úvodní

Pamatuji si jako včera, když jsem se poprvé potkal s panem strojařem, velkým praktikem a zároveň odborníkem i znalcem, prof. Jiřím Markem z VUT v Brně. Zadání od tehdejšího ředitele společnosti bylo jasné; potřebujeme psychologicky poznat několik osob (Jiří byl mezi nimi), abychom je mohli rozvíjet.

Času je málo a mzdy stoupají

„Nejsou lidi…,“ to je povzdech, který dnes můžeme slyšet bezmála v každé výrobní firmě. A pokud se týče lidí technicky fundovaných, platí to dvojnásob. Je na vině konjunktura, anebo se dá situace vyřešit větší motivací? Kde hledat příčiny současného stavu a co mohou firmy udělat proto, aby lidé byli? Na to jsme se zeptali Martina Ježka, obchodního ředitele společnosti Grafton Recruitment.

Inovace v boji proti stresu

V dnešní době každodenního stresu, formální logiky, razantního rozvoje vnějších technologií a neustálého zapojení vědomí se často stává, že lidé aktivně potlačují své pocity a věnují se spíše neustálému chodu myšlenek. Alespoň tak to většinou bývá ve střední a západní Evropě.

Reklama
Předplatné MM

Dostáváte vydání MM Průmyslového spektra občasně zdarma na základě vaší registrace? Nejste ještě členem naší velké strojařské rodiny? Změňte to a staňte se naším stálým čtenářem. 

Proč jsme nejlepší?

  • Autoři článků jsou špičkoví praktici a akademici 
  • Vysoký podíl redakčního obsahu
  • Úzká provázanost printového a on-line obsahu ve špičkové platformě

a mnoho dalších benefitů.

... již 25 let zkušeností s odbornou novinařinou

      Předplatit