V tradičním přístupu kapacitního plánování pracovníků na směny je dán konstantní počet pracovníků, mezi které je zapotřebí rozdělit objem práce pro danou směnu. Tento přístup má sice výhodu v jednoduchém plánování, ale je značně neefektivní z hlediska reálného provozu, ve kterém nastávají okamžiky prostojů (práce je méně, než je odpovídající pracovní kapacita daného objemu pracovníků), nebo naopak dochází k přetížení, špičkám (práce je více, než mohou kapacitně pracovníci zvládnout), které vedou ke zpomalení procesu výroby nebo ke ztrátám z hlediska nerealizované příležitosti (např. příliš dlouhé fronty odradí potenciální zákazníky, kteří půjdou jinam).

Druhým přístupem, který vede k vyšší efektivitě z hlediska využití zdrojů, je plánování kapacit v závislosti na reálné potřebě těchto kapacit v čase. V řadě výrobních provozů, poskytovatelů služeb nebo obchodních společností lze z hlediska charakteru dané předmětné činnosti podnikání zaznamenat určitou sezonnost, špičky v poptávce po službách, nebo naopak propady poptávky. Typickým případem může být sezonnost vázaná na počasí nebo na určité období (prázdniny, svátky, …), ve výrobních podnicích může být špička v poptávce vyvolána také zavedením nového produktu na trh. V sektoru obchodu a služeb jde například o měnící se množství zákazníků, kteří navštíví prodejnu či obchodní místo v průběhu dne. Z dlouhodobého hlediska lze ve všech těchto výkyvech vysledovat určité opakující se vzorce. Pro tyto účely slouží monitorování a sběr dat (např. časový snímek dne sledující počet obsloužených zákazníků v danou hodinu a průměrnou dobu strávenou s jedním zákazníkem). Toto jsou vstupy pro kapacitní plánování obsazení daného pracoviště množstvím pracovníků, případně plánování směn a jejich překryvů tak, aby byly vykryty špičky. Ve strojírenství a výrobě jde o analogický princip, kdy cílem je minimalizovat prostoje a optimalizovat množství zapojených pracovníků. Princip obou přístupů ilustruje obrázek 1.

Na podporu pro efektivní využití lidských zdrojů na pracovištích či ve směnném provozu se zaměřuje řada softwarových řešení. Jedním z nich je nástroj uTOP Manager společnosti FFCG. Při řešení úlohy optimálního využití zdrojů se vychází ze základního cyklu práce s lidskými zdroji, viz obrázek 2.

Obr. 2: Cyklus práce s lidskými zdroji sestává ze čtyř kroků a zahrnuje plánování, realizaci a zpětnou vazbu. Pro zvětšení klikněte na obrázek.

Uvedený čtyřkrokový cyklus práce s lidskými zdroji (obr. 2) zahrnuje nejen plánovací a realizační část, ale také zejména zajištění zpětné vazby a přizpůsobení dalšího plánování podle reality. Tím dochází ke zpřesňování plánování a vyšší efektivitě.

Zavedení optimalizovaného plánování pracovníků

V rámci první fáze dochází ke sbírání dat o vytíženosti pracovníků napříč všemi pracovišti (pobočky, pracovní stanoviště…), určení časů, ve kterých dochází ke tvorbě špiček a nárůstu čekacích dob či prostojů. Je analyzováno i rozložení jednotlivých parciálních činností na jednu jednotku (obsloužený zákazník, vykonaný montážní úkon apod.), aby bylo zjištěno, zda lze některé neproduktivní časy zkrátit optimalizací způsobu vykonávání činnosti či pracovních postupů.

Na základě sebraných reálných dat je provedena řada výpočtů, jako výpočet doby trvání jednotlivých činností, výpočet průměrné doby obsloužení klienta nebo vyřízení požadavku, výpočet čekací doby klientů, vykreslení predikční křivky objemu práce na jeden rok dopředu pro každou pobočku/oddělení, každý jednotlivý pracovní den a hodinu a nakonec výpočet nezbytného počtu pracovníků na základě křivky objemu práce. Tento krok je nezbytným předpokladem pro to, aby potřebné množství zdrojů bylo optimální, tedy ani ne zbytečně vysoké (to zvyšuje náklady), ani nízké (to snižuje kvalitu a zvyšuje rizika). Provedení sběru dat a realizace výše uvedených výpočtů lze také doporučit v případě, kdy se v dané organizaci chystají úsporná opatření, která mají dopad i na počet pracovníků zajišťujících danou činnost. Pro ověření budoucího stavu lze také doporučit využití modelovacích procesních nástrojů s možností simulace. V těchto nástrojích lze grafickou formou zaznamenat klíčové kroky daného procesu (např. výrobního či pracovního postupu) a identifikovat neefektivity, které lze odstranit. Také lze simulovat několik průchodů daným procesem a sledovat kritické časy na klíčových aktivitách apod. Před samotnou realizací je vhodné kromě simulace provést také pilotní otestování na vybraném pracovišti.

V této fázi dochází ke zpracování sesbíraných dat a jejich transformaci do kapacitního plánu, který zohledňuje křivku objemu práce pro každé sledované pracoviště tak, aby kapacitní plán kopíroval nelineární průběh křivky objemu práce a tím přinášel úsporu ve formě omezení prostojů nebo nedostatečných kapacit.
Na základě výstupů analýzy objemu práce dochází k naplánování směn a počtu pracovníků pro jednotlivá pracoviště na základě predikce objemu práce. Systém by měl umožnit automatickou kontrolu zákonných přestávek a fondu pracovní doby a dále zajistit výstupy pro účtárnu a zpracování mezd. Pracovníky bude zajímat zobrazení plánu směn a vítaným bonusem bude upozornění formou SMS nebo e-mailem na změny v plánované směně. Pro možnost výměny směn mezi pracovníky je možné zřídit burzu směn, kterou budou moci pracovníci využít pro operativní uzpůsobení plánu směn svým potřebám. S ohledem na typ práce a pracoviště je zapotřebí zvolit také vhodnou formu prezentace pro pracovníky – od nástěnky a papírových přehledů až po sestavy a rozvrhy dostupné na internetu z PC, tabletu nebo mobilu.

Obr. 3. Plán směn přizpůsobený křivce pracnosti v čase vytvořený pomocí nástroje uTOP Manager. Pro zvětšení klikněte na obrázek.

Pro získání zpětné vazby o kvalitě nastaveného modelu a jeho přesnosti je prováděn průběžný monitoring, na jehož základě dochází k porovnání predikovaného objemu práce vůči realitě a podle výsledků dochází ke kalibraci predikčního modelu (denně, měsíčně, kvartálně). Porovnáním modelu a reálných dat je možné také vytvořit sadu reportů pro management, na základě kterých lze vyhodnotit jak kvalitu nastaveného predikčního modelu, tak také reálnou provozní efektivitu.

Pro řízení činností v rámci údržby a při odstávkách provozu existuje celá řada sofistikovaných řešení souhrnně označovaných pod zkratkou CMMS (Computerized Maintenance Management System), které se zaměřují mj. na prediktivní údržbu a technickou diagnostiku. Tyto robustní systémy se zabývají faktickou stránkou toho, co má být předmětem údržby či opravy (zařízení, součástky), jak to má být provedeno (popis pracovních postupů) a kdy má proběhnout údržba či další kontrola, tedy sledováním časového hlediska. Tyto systémy však většinou v detailu neřeší opět práci s lidskými zdroji.

Typickým problémem při odstávkách provozu z hlediska řízení lidských zdrojů je naplánování správných kapacit pracovníků s ohledem na úkony, které je potřeba provést. Při odstávkách provozu lze identifikovat činnosti pravidelně se opakující každou odstávku (periodická údržba), zatímco jiné činnosti jsou vázány na stav daného zařízení (údržba podle opotřebení). Při odstávkách je navíc často zapojeno veliké množství sezonních či odborných pracovníků, z nich řada je externích. Vzhledem k množství pracovníků, kteří se odstávky účastní, a s ohledem na zapojení externích pracovníků je nutné efektivně využít jejich plnou kapacitu, protože případné prostoje znamenají pouze náklad pro společnost. Proto je vhodné požadovanou kapacitu pracovníků plánovat nikoliv lineárně, ale s ohledem na požadavky pracnosti v čase.

Pro odstávku či jiné mimořádné stavy, které se liší od běžného provozu, lze vytvořit samostatný model predikce pracnosti, který bude použit pro kapacitní plánování pracovníků. Aby mohl takový model vzniknout, je zapotřebí opět provést sběr dat z předchozích odstávek a vytvořit přehled požadovaných činností, jejich časové náročnosti, vzájemných vazeb (paralelní či sekvenční průběh činností), časové souslednosti a potřebných kvalifikací pro jejich provedení. Na základě těchto dat může být opět vytvořena unikátní křivka predikce potřebných kapacit v čase zohledňující jednotlivé fáze odstávky, návaznost činností a potřebu vzájemné součinnosti jednotlivých profesí. V případě, že součástí odstávky má být i sada činností, které dosud nebyly realizovány v historii (například z důvodu změny technologie a s tím spojeným postupem údržby a oprav), je vhodné před vlastní odstávkou provést buď počítačovou simulaci na modelu procesů a činností, nebo pokud to charakter provozu dovoluje, provést pilotní otestování zamýšleného postupu na vybraném pracovišti nebo části technologie tak, aby byla získána zpětná vazba realističnosti očekávané pracnosti a časových odhadů.

Ing. Eva Macháčková, Ph.D.
eva.machackova@principal.cz