Při nastavení celého systému je třeba odpovědnosti rozdělit mezi tři základní skupiny pracovníků – vedení firmy, pracovníky odpovědné za provoz technologií a všechny pracovníky.
Na úrovni vedení firmy je klíčové pochopení a podpora. Je užitečné uspořádat například s podporou externího specialisty krátký seminář pro členy managementu k pochopení, co bude zavedení systému hospodaření s energií obnášet – co pro to bude třeba udělat a jaké budou přínosy. Vždyť reporty vznikající v rámci systému by měly být podkladem pro manažerská rozhodnutí. Vyslovení oficiální podpory pro projekt je klíčové pro prosazování dílčích opatření, zejména netechnického charakteru (organizační, změny postupů apod.).
Pro technický tým (zahrnuje zejména pracovníky údržby, řízení provozních technologií a nižší výrobní management) může ve fázi zavádění systému energetického managementu vznikat řada nových úkolů. Tato skutečnost je však vyvážena uvědoměním si, že technický tým není jen pro údržbu, ale i pro rozvoj ve firmě nezastupitelný. Systém se nastavuje s vědomím, že technický tým je klíčový při navrhování úsporných opatření – nikdo jiný nedokáže dobře posoudit, zda bude navržené řešení vůbec možné zavést.
Zapojení opravdu všech pracovníků do systému hospodaření s energií není utopií. Mimo výše uvedených skupin je potřeba definovat postupy pro nákup, školení pracovníků v oblasti energetického managementu, interní audity, kontrolní nástroje a další. Navíc podněty od pracovníků, nejlépe s motivací od vedení společnosti, mohou pomoci najít další oblasti pro úspory v oblasti energií. A z praxe je známo, že i zdánlivé drobnosti mnohdy přinesly po uváženém uplatnění překvapivé dlouhodobé výsledky. Systém musí být zaveden tak, aby bylo možné všechny využívané nástroje vyhodnocovat.