Témata
Reklama

Osobní asistent

Zkušenosti ze světa ukazují, že stoupá poptávka po lidech s funkčním zařazením označovaným jako executive assistant

Volně přeloženo, exekutive assistant přirozeně neznamená nic jiného než pomocník, pobočník anebo bez překladu prostě asistent. Charlotte Bradshawová, ředitelka personalistické firmy Bright Young Things z Londýna, k této záležitosti říká: "Exekutivní asistenty bylo možno dříve vídat pouze v armádě, v královských rodinách nebo ve státní správě. Avšak nyní se muži a ženy, kteří představují pravou ruku šéfa, ve stále větší míře prosazují i v komerčním světě."
Je to jistě pravda. Stačí se porozhlédnout kolem sebe. Někteří špičkoví manažeři, zejména ti s rozhodující pravomocí, kteří bývají i u nás již mnohde označováni souhrnně pod zkratkou CEO (Chief Executive Officer) - se začínají stále častěji zabývat personálními otázkami ve svém nejbližším okolí i v takovém směru, že posilují vlastní štáby, vlastní sekretariáty. Nejenže mají mnohdy i dvě sekretářky, několik konzultantů, odborných poradců, tiskového tajemníka, řidiče, ale také si ještě pěstují jednoho nebo dva osobní tajemníky a přirozeně vedoucího sekretariátu. Konkrétní složení je pak samozřejmě odvislé od velikosti podniku. Anebo od toho, jak velkým "sultánem" se dotyčný pan šéf cítí a na jak velký "serail" je navyklý. Případně to závisí od toho, jak velký lesk a třpyt mu lidé odpovědní za firemní finance benevolentně umožní.
Reklama
Reklama

Pozice osobního asistenta

Nic proti štábu. Bylo by nesmyslné, aby si generální ředitel sám otvíral obálky s korespondencí a zvedal všechny telefony a teprve pak - anebo současně - promýšlel koncepční řešení strategických úkolů či aktuálně reagoval na každodenní problémy vzniklé z provozu firmy. I když technologická revoluce jistě vnáší do každého podnikatelského prostředí neustále nové prvky informační technologie, které usnadňují řadu úkonů, stále přitom zůstává ještě hodně oné nekonečné práce spojené s výkonem ředitelova týmu, včetně všudypřítomné a nechvalně proslulé vícehlavé saně zvané byrokracie. V britském listě Financial Times byly svého času zveřejněny výsledky ankety, ve které bylo padesát ředitelů a dalších představitelů z celkového počtu 250 průmyslových firem, advokátních a konzultačních kanceláří a investičních bank požádáno, aby se vyjádřili k problematice zvané "asistent vedoucího manažera". Dvacet z nich prohlásilo, že funkce takového pomocníka v jejich sekretariátu již existuje, zatímco dalších šestnáct respondentů uvedlo, že právě zvažují jejich ustanovení. Zbývajících čtrnáct bylo proti s tím, že nemají v úmyslu ani pro nejbližší budoucnost takovou pozici zavést. Ti z dotazovaných, kteří jsou nakloněni příznivě k roli asistentů, souhlasili s názorem, že tato funkce pomáhá nejen řediteli, ale zejména samotným mladým ctižádostivým pracovníkům poskytuje velkou a mnohdy doslova neopakovatelnou příležitost pochopit problematiku byznysu v celém spektru jeho složitostí a nuancí. To na jedné straně. A na straně druhé jim to může dát velkou šanci v podobě odrazového můstku k dalšímu postupu.
Plánování kariéry pro takového dnešního asistenta a zítřejšího potenciálního vedoucího pracovníka by ovšem mělo být založeno na takových aspektech, z nichž by se s největší pravděpodobností dala předvídat efektivita i na vyšších postech. Takové plánování je samozřejmě otázkou pravděpodobnosti, což znamená, že někdy takový plán vyjde a jindy nikoliv. Nic není jisté a jakýkoliv plán má co dělat s nejistotou. Zkušenosti ředitelů, kteří i s největší upřímností pečují o budoucnost svého pomocníka, ukazují, že je třeba přitom počítat s několika podmínkami. Předně jde o to, že existují věci, které lze udělat, aby se mohla zvýšit pravděpodobnost úspěchu. Dále tito odpovědní lidé rovněž musí mít připraveny alternativy pro případ, že první plán nevyjde. A za třetí, že jakýkoliv plán může selhat, a je proto třeba se připravit i na tuto eventualitu.

Plánování kariéry

Plánování kariéry osobního asistenta se musí vyrovnávat s celkovým chováním a se všemi možnými eventualitami. Oba, jak vedoucí manažer, tak jeho podřízený pomocník, by měli zajistit, aby toto pravidlo spolehlivě platilo. Důsledkem pak je, že předpovědi nebo očekávání, které se týkají budoucího úspěchu mladého asistenta, jsou méně nepřesné, a tudíž i lépe kontrolovatelné. Jeden z ředitelů newyorské Citigroup, která se svým obratem 112 miliard dolarů zaujímá druhé místo mezi americkými diverzifikovanými finančními společnostmi a má značné zkušenosti s personální prací i proto, že zaměstnává 268 000 pracovníků, doporučuje, aby při plánování kariéry mladých schopných lidí ze shora uvedeného okruhu asistentů byly respektovány tři jeho rady:
"Když přemýšlím o vlastnostech, které by vám měly pomáhat po celou dobu vaší kariéry, uvedl bych na prvním místě zvídavost - snahu zjišťovat, proč něco je, jak něco funguje a jak se tyto části spojily v jeden celek. Protože pokud v sobě nemáte zvídavost, je velmi těžké přijít na zlepšení, integrovat své znalosti nebo doopravdy přispět něčím neobvyklým. Za druhé, obdivuji řemeslníka, který dokáže udělat krásný kus nábytku, neboť to reprezentuje vysoký stupeň úspěchu v kontrastu s tím, že jsou lidé, kteří se spokojí s něčím, co je pouze průměrné nebo jen tak snesitelné. A jako třetí vlastnost bych vyzdvihl schopnost být efektivním týmovým hráčem. V jakékoliv organizaci je velký počet míst, z nichž některá jsou silně závislá na spolupráci s ostatními, jiná o něco méně, ale stejně jsou všechna do jisté míry závislá. Není na světě žádné reálné potvrzení dojmu, že je někdo absolutně dokonalý nebo absolutně tvořivý, pokud neexistuje žádný způsob, jak komunikovat či spolupracovat se svým bližním. Není to tvrzení, které platí pouze ve společnosti Citigroup nebo v obchodě. Lidé, kteří byli na tomto světě něčím prospěšní, nejen něco konkrétního přinesli, ale předali to i celému lidstvu."
Ano, lidé mohou mít úspěch jedině tehdy, když se neustále zajímají o novinky v oboru, o systematické zvyšování kvality své práce a o trvalý kontakt se spolupracovníky. Právě s takovou "výzbrojí" mohou mladí muži a mladé ženy ve funkcích asistentů čelit překážkám, které mají podobu letitých předsudků, že jsou příliš "mladí" a že jim jejich šéfové (ředitelé) delegují "až příliš velké pravomoce", což s nelibostí dost často nesou ostatní ředitelé a náměstci. Někdy ovšem mají pravdu, pokud nastane případ, že si asistent generálního ředitele - který má sotva rok nebo dva po ukončení univerzity - začne uzurpovat práva, která mu rozhodně nepříslušejí. Praxe zná řadu případů, kdy vedoucí sekretariátu generálního ředitele "okoukal" některé z negativních způsobů svého šéfa a sám jim natolik propadl, až se z něho časem stal drsný, neomalený, egocentrický a nepřístupný člověk, který již nebyl schopen s nikým produktivně komunikovat a nakonec ani plnit své hlavní poslání, to jest být koordinátorem prací sekretariátu v zájmu rychlého přenosu řídicích impulzů ze štábu do jednotlivých útvarů podniku.

Avšak na druhé straně je každý střízlivě uvažující šéf nucen uvažovat jako hospodář. Jinak řečeno, musí anebo měl by hledat rezervy ve svém vlastním okolí. Například Archiemu Normanovi, řediteli firmy Asda, která se spojila s největším obchodním světovým řetězcem představovaným americkou společností Wal-Mart, se přestalo zamlouvat, že za volantem jeho služebního vozu sedí speciálně k tomu účelu zaměstnaný člověk v uniformě připomínající řidiče z nejkonzervativnějších kruhů aristokracie, a tak rozhodl, že tuto roli převezme právě jeho osobní asistent. Ani tím se však funkční povinnosti tohoto mladíka nevyčerpávaly. Kromě času stráveného na předním sedadle, který zabíral asi jednu třetinu jeho pracovní doby, se asistent musel ještě zabývat různými sekretářskými úkony, jako je přehled komunikace s okolím, příprava schůzí správní rady a kontrola plnění jejích usnesení v jednotlivých útvarech a podobně. Ředitel Norman nakonec zjistil, že mu na zvládnutí práce v jeho sekretariátu vedle zmíněného asistenta stačí jedna sekretářka a že vše záleží na organizaci práce a pružném přístupu k plnění každodenních úkolů. Ale pozor! Jak uvádí přední britská personalistka Alison Maitlandová, každý CEO by měl do svého vztahu s asistentem hodně investovat ze své osobnosti. "Především musíte vůči němu projevovat trpělivost," říká vedoucím manažerům a dodává: "Musíte se k němu chovat jako ke svému kolegovi. Mějte vůli co nejvíce ho naučit. Ale nikdy ho neponižujte. Řízení vozu je jistě jen jednou věcí, ale v okamžiku, kdy ho požádáte, aby uvařil kávu, děláte první krok na cestě k problémům."Hospodaření s časemA tak je velmi důležité, aby právě osobní asistent byl doslova zdatným manažerem i v oboru hospodaření s časem. Jak toho dosáhnout? Stovky, ba tisíce dobrých rad se sice do jednoho článku nevejdou, proto je třeba z nich vybírat. Ale osobní asistent a nejen on, nýbrž vlastně každý, kdo denně zápasí s faktorem času, by měl mít na zřeteli především zlaté pravidlo správné organizace času, které zní: Nezáleží na tom, kolik času vynaložíš, ale jak účelně jej využiješ. Jeho předsevzetím by rovněž měla být snaha napomáhat k vylepšování účinnosti porad a jednání tím, že se sám na ně dobře připraví, sestaví iniciativně návrh stručného a jasného programu a bude radit šéfovi, že porada na sklonku pracovní doby znamená naději, že skončí včas. Měl by také zdvořile upozorňovat, aby lidé při poradách měli vypnuté mobilní telefony. Neškodí ani trochu taktiky: například pro potřebu jen velmi krátké, operativní porady je vhodná taková místnost, kde nejsou židle. Sám si musí stále klást na srdce, že délka doby i jeho rozhovoru s někým by měla záviset pouze na jediné věci a sice, zda má takový dialog praktický význam pro firmu. Rovněž by si měl zvyknout na osvědčenou zkušenost, že debata vestoje zabere mnohem méně času než vsedě. Když se objeví mluvka, je dobré ihned se zvednout od stolu a co nejdříve použít fráze typu "Tak dobrá, jsme domluveni..." nebo "To, co jste řekl, je zajímavé, zvážím to a dám vám vědět". Osobní asistent musí být k lidem sice vstřícný, pozitivní, ale zároveň je třeba, aby si hájil své právo nenechat si plýtvat drahocenným časem. Také by neměl ztrácet čas věčným hledáním věcí. Je vhodné, když si věci ukládá (v práci i doma) na odpovídající místo. Za užitečný je třeba považovat zvyk pořizovat si stručné poznámky o tom, co je nutno dělat druhý den, ovšem s tím, že je to pak třeba zkontrolovat, než se přejde k další práci. Osobní asistent by měl stále užívat nějaký příhodný kalendář. I v éře vyspělé informační technologie je dobré do něho nahlížet a ujistit se, že se nekříží akce. Je dobré mu v neděli večer věnovat pět minut a udělat si přehled, co se bude dít příští týden. Další doporučení říká, že je třeba aktivně a účelně užívat produkty moderní informační technologie, ale nehrát si s nimi. Počítače, diktafony, magnetofony, elektronická pošta, faxy, mobilní telefony, domácí potřeby a další podobné věci mají své místo a své určení. Řešení nepříjemné záležitosti je třeba klást vždy na první místo. Pak totiž zbyde dost času na probírání dalších věcí, které - byť možná složité - se budou najednou jevit jako snadnější. Osobní asistent by měl také udržovat mysl i tělo ve svěžím stavu. Bude-li dbát této rady, sám zjistí, že má dost energie a hodně míru v duši, aby zvládal životní a pracovní problémy rychle a efektivně. Zkušení matadoři managementu doporučují poslechnout lékaře, kteří již od nepaměti radí, že je třeba aktivně odpočívat, protože takový druh relaxace čistí mysl a upevňuje fyzickou kondici. Vždyť i nemoc je nejen bolest, ale také ztráta času. Další dobrá zkušenost ve věčném boji s časem učí, aby právě člověk na exponovaném místě - a role osobního asistenta není a ani nemůže být jiná - zachovával za každé situace maximum klidu a rozvážnosti. Měl by se držet osvědčeného pravidla, že panika zatemňuje mysl a okrádá o vzácný čas. Proto je třeba udržet si i v době krize smysl pro humor, s jehož pomocí lze snáze dohlédnout na její konec. Další zásada říká, že nemá cenu ztrácet čas rozčilováním se a věčným lamentováním, co by bylo, kdyby bývalo bylo udělalo to či ono. Jestliže člověk vysvětlí i svým kolegům, jak účelně nakládat s časem, pak určitě nebudou plýtvat ani tím svým, ani jeho. Stále přece platí, že time is money. Neztrácejme čas překladem. Toto rčení jistě všichni známe.

Reklama
Vydání #4
Kód článku: 40413
Datum: 14. 04. 2004
Rubrika: Management / Ekonomika
Autor:
Firmy
Související články
Silný výkon českého zpracovatelského sektoru

Od začátku roku na internetových stránkách www.mmspektrum.com ve speciální sekci přinášíme ve spolupráci se společností IHS Markit měsíční reporty indexu nákupních manažerů (PMI), který je nejvíce sledovaným obchodním průzkumem na světě a je pro svou schopnost poskytovat aktuální, přesné a často jedinečné měsíční indikace ekonomických tendencí oblíben mezi zástupci relevantních institucí a firem. Tento text přináší shrnutí prvního pololetí a výhled na další období.

Strategie prodeje firmy za nejvyšší cenu

Před třemi a půl lety, v době sílící ekonomické krize, jsme přinesli rozhovor o způsobech prodeje firem, kdy zástupce anglické firmy mj. uváděl ojedinělý fakt, že jimi docilované prodejní ceny firem jsou statisticky průměrně 2,5krát vyšší než nejnižší nabídka. Od té doby se evropská ekonomika částečně stabilizovala, přeživší firmy upevnily své postavení na trhu a je otázkou, v jakém objemu se nyní firmy prodávají.

Jaké má české strojírenství potenciál?

Analytická a výzkumná společnost CEEC Research opět po roce realizovala průzkum, který se zabýval mapováním potenciálu českého strojírenství. Vznikla Studie českého strojírenství 2017/H2, která přináší výsledky 101 uskutečněných osobních a telefonických interview realizovaných s klíčovými představiteli vybraných strojírenských společností. Studie byla slavnostně představena opět v prostorách Pražského hradu, tentokrát v Míčovně, za účasti generálních ředitelů českých firem, zástupců profesních svazů a organizací a politické sféry.

Související články
Investiční plán pro Evropu představen v Praze

Na pražském Žofíně se uskutečnila mezinárodní konference pod názvem Investiční plán pro Evropu, jež byla realizována Zastoupením Evropské komise ve spolupráci s Hospodářskou komorou ČR a Evropskou investiční bankou (EIB). Cílem setkání bylo přiblížit tzv. Junckerův balíček určený k posílení investic a tvorbě nových pracovních míst v Evropě. Konference se konala při příležitosti slavnostního otevření pražské kanceláře Evropské investiční banky, která chce posilovat svou přítomnost ve všech členských zemích EU.

Reklama
Reklama
Reklama
Reklama
Související články
Každá čtvrtá faktura v Evropě je zaplacena pozdě

Stálý přísun zakázek je pro firmu známkou úspěchu a dobře odvedené práce. Úspěch se ale stěží dostaví, pokud zákazníci za výrobky neplatí včas, v horším případě vůbec. Obchod je totiž dokončen až se zaplacenou fakturou. Podle průzkumu platební morálky, který uskutečnila mezinárodní inkasní agentura EOS KSI ve 12 zemích Evropy, je pozdě splacena téměř čtvrtina pohledávek. Nejvíce pozdních plateb v roce 2014 zaznamenaly firmy v Bulharsku a Polsku, nejméně v Německu.

Financování podnikatelských investic

Společnosti působící na nebankovním trhu poskytly v loňském roce do české ekonomiky 124,3 miliard korun, což je o 0,8 miliardy korun více než v roce 2010. I přes nepříznivý vývoj ekonomiky všechny segmenty nebankovního trhu rostly.

Leasing strojů a zařízení

Společnost Deutsche Leasing ČR působí v České republice již od roku 1994 a specializuje se zejména na financování strojů a zařízení v následujících oblastech: kovoobráběcí, tiskařské, stavební a zemědělské stroje, dále pak manipulační technika, stroje na zpracování plastů a stroje pro potravinářský průmysl.

Ovlivní státní dluh růst české ekonomiky?

Národní rozpočtová rada jako nezávislý odborný orgán vyhodnocuje, zda stát a další veřejné instituce dodržují pravidla rozpočtové odpovědnosti daná zákonem. Český státní dluh zaznamenal razantní propad a letos dosáhl více než 400 miliard korun. Zda se deficit bude prohlubovat, nebo konsolidovat, a jaké dopady to může mít na českou ekonomiku, jsme diskutovali s předsedkyní Národní rozpočtové rady Evou Zamrazilovou.

„Škola je nejlepší investicí, kterou jsem v životě udělal,“ říká Jan Rýdl.

V 90. letech jsme zrušili duální systém výuky učňovského školství a zatím ho nezavedli zpět. Po 30letech se tak nejen české strojírenství potýká s nedostatkem kvalitních řemeslníků a odborníků. Jeden z nejstarších českých strojírenských podniků však našel řešení. Rozhovor s Janem Rýdlem mapuje zkušenosti na jeho cestě k vybudování firemní odborné školy a realitu, kterou její provoz představuje.

Fórum výrobních průmyslníků

Jak zásadně ovlivňuje vaši výrobu totální nedostatek materiálových vstupů a jak tomu čelíte? Jste nuceni kvůli tomu omezovat výrobu? Promítáte skokové navýšení cen surovin do výsledných cen vašich produktů a jak na to reagují odběratelé?

Fórum výrobních průmyslníků

Jakým způsobem se po 15 měsících od vypuknutí pandemie koronaviru tento stav projevuje ve vaší společnosti – jak z pohledu objemu zakázek, jejich realizace a ekonomiky jako takové (např. vlivem navýšení cen vstupních materiálů, nedostatku některých komponent)? Dokážete predikovat, jak se bude situace ve vaší komoditě vyvíjet ve druhé polovině roku, na čem bude záviset?

Fórum výrobních průmyslníků

Jak se současná doba odráží na chodu vaší společnosti – jak z pohledu objemu zakázek, jejich realizace a kompletace, tak i každodenního přístupu k zamezení šíření koronaviru mezi vašimi zaměstnanci. Dokážete vyčíslit náklady, které jste již do těchto opatření investovali?

MM Podcast: Každé vítězství má svůj příběh

Olga Girstlová byla v 90. letech nepřehlédnutelnou součástí vznikajícího podnikatelského prostředí tehdejšího Československa. Společně se svým otcem a manželem založili v květnu 1990 společnost GiTy. Vsadili na komoditu s obrovským potenciálem technologického růstu. Po 15 letech manželé Girstlovi však dospěli k rozhodnutí společnost prodat a dále se věnovat jiným komoditám, jako například ekologickému stavitelství. 

MM Podcast: Glosa - God Save the Queen

V naivní představě ekonomického perpetuum mobile zaměstnáváme v poměru k reálné ekonomice nejvyšší počet lidí ve státní a veřejné správě v rámci nejrozvinutějších zemí OECD. Rakovinotvorný rozbujelý a nevýkonný úřednický aparát, vědomě bojkotující vznik e-státu, dokonale paralyzuje správu věcí veřejných. A jeho solidarita s aktuálně zdecimovaným privátním sektorem? Home office na 100 % mzdy, její valorizace, statisícové odměny na MF za ušetřené miliardy (…). 

Reklama
Předplatné MM

Dostáváte vydání MM Průmyslového spektra občasně zdarma na základě vaší registrace? Nejste ještě členem naší velké strojařské rodiny? Změňte to a staňte se naším stálým čtenářem. 

Proč jsme nejlepší?

  • Autoři článků jsou špičkoví praktici a akademici 
  • Vysoký podíl redakčního obsahu
  • Úzká provázanost printového a on-line obsahu ve špičkové platformě

a mnoho dalších benefitů.

... již 25 let zkušeností s odbornou novinařinou

      Předplatit