Abychom si danou problematiku více přiblížili, popíšeme dopad směrnice o inventarizaci zásob. Inventarizace zásob slouží k ověření správnosti údajů v informačním systému. Vzhledem k tomu, že zásoby obvykle tvoří významnou část aktiv, mají rozdíly mezi skutečností a stavem v informačním systému značný dopad na hospodářský výsledek. Při inventarizaci se nejen ověřuje množství dané skladové položky, ale vypracovává se také návrh na likvidaci, prodej atd. Dochází tedy ke zreálnění hodnoty zásob.
Právě nesprávné informace o zásobách činily významnou část zkreslování hospodářských výsledků, kdy bylo např. fakturováno zboží, které ještě zůstávalo na skladě. Také se stávalo, že na skladě hotových výrobků nebo v nedokončené výrobě byly skrytě oceněny zmetky nebo poškozený materiál ve standardní ceně, nebo atypické výrobky, které zákazník neodebral, byly oceněny v kalkulačních cenách, ač možnost prodeje byla jen teoretická. Kromě toho v některých případech dlouhodobě docházelo ke zcizování položek zásob, aniž by se na to při inventurách přišlo. Navíc se ještě objevily případy, kdy informační systém obsahoval chyby a některé doklady zaúčtoval duplicitně (příjemky a výdejky), takže podnik po zjištění chyby musel významně korigovat své hospodářské výsledky.
Účelem směrnice je výše stanovená rizika minimalizovat. Dosahuje se toho zvýšením četnosti inventur, zajištěním nezávislosti inventarizačních komisí a násobným přepočtením každé položky. Směrnice stanoví, že je třeba rozdělit zásoby v jednotlivých skladech dle hodnoty zásob pomocí Parettova rozdělení do skupin A, B a C. Položky skupiny A je nutno inventarizovat 4- až 6krát za rok, položky ze skupiny B pak 2- až 3krát za rok a položky ze skupiny C jednou za rok.
Chyby v počítání jsou eliminovány tím, že každá inventarizovaná položka musí být 2krát přepočítána na sobě nezávislými inventarizačními skupinami. Přičemž každá inventarizační skupina musí zřetelně označit spočtené položky. Kromě toho se provádí náhodná kontrola již spočtených položek. V případě, že se výsledky neshodují, je provedeno další počítání za přítomnosti zástupce ústřední inventarizační komise.
Nezávislost inventarizačních komisí je zajištěna tím, že členem inventarizační komise pro daný sklad nemůže být člověk mající za daný sklad hmotnou odpovědnost. Komise používá jen slepý seznam s pořadovými čísly a štítky také pouze s pořadovými čísly, kterými se označují spočtené položky. Informace o čísle inventarizované položky, spočteném množství a měrných jednotkách se zaznamenávají pouze do slepého seznamu. Tím je zajištěno, že obě skupiny musí každou inventarizovanou položku nezávisle na sobě identifikovat a spočítat.
Po dokončení inventur musí být jednotlivé odchylky analyzovány a přijata nápravná opatření mající za úkol dále omezit nebo odstranit příčiny rozdílů.
Z výše uvedeného příkladu jednoznačně vyplývá, jak velkou administrativní zátěž znamená implementace pravidel Sarbana a Oxleyho. Nicméně je třeba mít stále na paměti potřebu zachování, popřípadě obnovení důvěry a jasné stanovení odpovědnosti managementu společnosti.
ing. Milan Maxa