Každý automat více či méně s úspěchem zajišťuje cyklus nástrojů ve výrobě od jejich spotřeby přes tvorbu reportů, oznámení, objednání až k opětovnému doplnění na ideální stav. Právě ve způsobu, jakým jsou tyto jednotlivé kroky cyklu nástroje zajišťovány, se zásadně projevují rozdíly mezi automaty různých výrobců. Při výběru automatů je pro firmu velice důležitá možnost širokého nastavení přístupových práv. Přístupová práva můžeme samozřejmě nastavit i na konkrétní osoby, konkrétní stroje, konkrétní výrobní zakázky. Výdej musí být možné omezit pouze na nové nářadí, nebo naopak pouze na renovované. Možností, jak zabezpečit optimální výdej, je nepřeberně mnoho.
Pro získání co nejlepšího přehledu o spotřebě nástrojů je třeba se soustředit na možné kombinace informací o odebraném nářadí, které automat může poskytnout. Například výdeje na osoby, na střediska, na směny, na zakázky či na určitá časová období. Uživatel tak získá kompletní informace o tom, co se děje se spotřebovanými nástroji. Tyto informace jsou důležité pro další řízení procesů hospodaření s nářadím a přijímání nápravných opatření s cílem maximálních úspor nákladů na nástroje. Automatické generování objednávek nářadí napojených přímo na dodavatele nástrojů zajistí kontinuální zásobování potřebnými nástroji bez zbytečných administrativních úkonů. Tento automatický proces také eliminuje vznik chyb způsobených lidským faktorem. Pracovníci nákupních oddělení jsou tedy oproštění od monotónního objednávání nástrojů a mohou se tak více věnovat vyhledávání nových dodavatelů a cenovým jednáním. Posledním střípkem mozaiky je doplnění chybějících nástrojů plně v režii dodavatelů.