Teorie vykládá postup při retrospektivě více způsoby. Vždy se opakuje kladení otázek typu:
- Co jsme udělali dobře a neměli bychom zapomenout?
- Co jsme se naučili?
- Co bychom měli příště změnit?
- Co je pro nás stále hádankou?
Jde o brainwriting, kdy jednotliví účastníci napíší své podněty a návrhy na lístky, které následně umisťují na tabuli do jednotlivých oblastí a okomentují je. Popisují, co cítí, a vysvětlují proč. Popisují své emoce. Nikdo jiný v tom okamžiku nereaguje, nekomentuje, nevysvětluje, neobhajuje. Následuje moderovaná diskuze, kdy dojde na seskupení témat, určení jejich priorit a poté evidenci v akčním plánu (může být i v užším kruhu). Pozor na opakovaná jednání bez následné reakce – to jen zvyšuje případnou neochotu nebo až frustraci. Jako první vždy děláme to, co dává největší smysl, a to, co můžeme ovlivnit my sami! Jde o příklady a vzory.
Je více metod nebo fází celého procesu retrospektivy. Můžeme také využít starfish analýzu (mořská hvězdice) s rozdělením do pěti oblastí podle otázek: V čem pokračovat? S čím začít? Kde přidat? Kde ubrat? Co nedělat?
Smysl dává také cvičení „Otevřete krabici“ (tzn. návrhy z toho, co děláme, nedělat, nebo pokud neděláme, naopak začít dělat, tzn. do krabice dám nové téma, problém, příležitost nebo vyndám stávající); případně aktivita „LEGO retrospektivní“, kdy podporujeme konverzaci o pocitech z budoucích směrů.
Je vždy na uváženou, který postup nebo kombinace zvolit. Chtěl bych v tomto článku uvést zkušenost z mé praxe, kdy celý proces na počátku zjednodušujeme. Uvádíme to, co nám udělalo radost, i to, co ne, nebo něco mezi tím, co nám připadá důležité. Na tabuli nakreslíme časovou osu „x“ (např. posledních 14 dní) a osu „y“ s možností rozlišit váhu každého podnětu (od +10/to pozitivní, do –10/co mi nejvíce vadí a je největším problémem). Každý umístí jednotlivé lístky do jím zvoleného místa podle času a váhy. Je vhodné do dolního rohu každého lístku napsat číslo váhy. Není to podmínkou, ale bývá obvyklé, že účastník napíše např. tři body pozitivní a tři negativní (může samozřejmě uvést bodů více). Není třeba se trápit s grafickou úpravou, důležitý je obsah lístků a to, co bude následovat.
Retrospektiva dává lidem prostor co nejjednodušším způsobem projevit, co si myslí, jak se cítí, jak situaci, problém nebo příležitost vnímají, jak jsou nebo byly dané situace z jejich pohledu řešeny. Velmi důležitá je zpětná vazba vůči navrhovatelům a týmům. To posiluje důvěru, spokojenost a následnou otevřenost i chuť lidí opakovaně se na změnách podílet, tzn. angažovat se.
S retrospektivou začínáme v managementu, opakujeme ji, aby se stala něčím přirozeným, a následně ji přenášíme níže do struktury společnosti, přičemž moderátory mohou být jednotliví vedoucí. Přeji vám hodně štěstí u vašich retrospektiv!
Další zamyšlení se nad tímto tématem naleznete zde.
Magdaléna Prunerová
https://mgcgroup.cz/