MM: Firma jedná o důležité zakázce na území významného zahraničního partnera a zákazníka. Jak ctít jeho kulturu, zvyky apod. a zároveň na tyto formální záležitosti nevyčerpat rozpočet? Pokud se jednání uskuteční v ČR, je až tak podstatný rozdíl v etiketě a protokolu?
L. Špaček: Při kontaktu s jinými kulturami jsme v daleko větším riziku než na domácí půdě. Především v arabské a asijské kultuře se dostáváme do úplně jiného světa zvyklostí a tradic. Produkt nerozhoduje. Nabídky přicházejí všechny stejně dobré. Rozhodující je dobré jméno a jednání s klientem. Jestliže se budu chovat v souladu s jeho očekáváními, tradicemi a zvyklostmi, jsem na dobré cestě.
Uvedu příklad. V minulosti mne vyhledal jeden podnikatel. Jeho firma se zabývá vrty studní. Přihlásil se do významného mezinárodního tendru, který vypsala vláda země na Blízkém východě. O zakázku byl velký zájem a do soutěže se přihlásily renomované firmy ze západní Evropy, Ameriky a Číny. Pan majitel ode mne žádal konzultaci, jaká pravidla má při jednáních dodržovat, aby se zvýšily jeho šance v tendru uspět. Ptal jsem se ho, zda je nějaký podstatný rozdíl v kvalitě vrtání studní. Odpověděl mi, že všichni přihlášení účastníci používají přibližně stejné technologie. V čem tedy byl klíč k jeho případnému vítězství? Kdo o vítězi rozhodoval? Na všechny tyto otázky jsme našli odpověď. Jednání vedl a rozhodující slovo měl princ z vládnoucí královské rodiny. Myslíte, že ten člověk rozumí vrtání studní? Vůbec ne. Musí k vám získat dobrý vztah. Probrali jsme všechna pravidla, aby váženého zákazníka neurazil a neporušil nic, co je v dané kultuře důležité. V arabských zemích je etiketa a protokol velmi specifická. Na obchodní schůzce si musíme uvědomit, že čas nehraje roli. Jestliže je schůzka ve 14.00 hodin, tak klient může přijít v 16.00 hodin. My však nebudeme dávat najevo, že jsme neklidní. Musíme vydržet a trpělivě respektovat druhou stranu. Rozhovor začíná naprosto odtažitými tématy. Hovoříme o počasí nebo o zemích, které jsme navštívili. To může trvat přibližně dvě hodiny. Jestliže začneme sledovat čas, tak obvykle končíme, protože Arab nespěchá. Až po dvou hodinách nezávazné konverzace můžeme získat důvěru. Trpělivě čekáme, až potenciální klient sám přejde k hlavnímu tématu jednání. Další moment, který je pro jednání důležitý – pokud arabskému zákazníkovi řekneme, že po našem setkání máme ještě další schůzku, tak to je také špatně. Rovněž si musíme dát pozor na nabízené pohoštění. Arabové jsou velmi pohostinní, takže pokud neochutnáme, tak urazíme. Jedná se o celé spektrum pravidel, která jsou naprosto odlišná od českých a evropských. Pravidla etikety jsou v arabských a některých asijských zemích zároveň náboženskými přikázáními, a tudíž jsou velmi důležitá. Mimochodem, dotyčný podnikatel zakázku na vrtání studní dostal.
Při cestě do zahraničí doporučuji prostudovat etiketu a protokol jednotlivých kultur. Řada podnikatelů ví, že nejsou tak chytří, aby věděli všechno. Jestliže si nejme jisti, požádáme o pomoc ambasádu. Obchodní rada nám obvykle dokáže poskytnout kvalifikovanou a rychlou pomoc. Určitě také klademe důraz na oblečení. Asijský a arabský svět je přesvědčený, že Evropané chodí dobře oblečení. Ženy by neměly mít kalhoty. V arabské kultuře nosí kalhoty pouze muži. Takových pravidel je hodně. Je důležité se pečlivě připravit a detaily nepodceňovat. Znát pravidla, včetně toho, jak zacházet s tlumočníkem, jaký dar připravit, jak dar zabalit a jak předat vizitky. Například v Japonsku je předávání vizitek obřad. Vizitku v Japonsku předáváme oběma rukama, textem k zákazníkovi. My ji od hostitele přijmeme oběma rukama a pak ji dáme do náprsní kapsy. Pokud ji rychle zasuneme do kapsy, jak jsme obvykle zvyklí z uspěchané Evropy, tak dáme najevo určitou neúctu.